Organigramm im Unternehmen: Struktur, Funktionen & Bedeutung für die Organisation

Ein Organigramm ist eine visuelle Darstellung der internen Struktur eines Unternehmens. Es verwendet grafische Elemente, um die hierarchischen Beziehungen auf verschiedenen Ebenen darzustellen. So können die Zuständigkeiten der Mitarbeiter, ihre Abteilungen und die Führungsebene leicht abgelesen werden. Erfahren Sie, wie ein Organigramm erstellt wird, welche Elemente es enthält und welche Vor- und Nachteile diese Darstellungsform hat.

Definition: Was ist ein Organigramm?

Das Wort Organigramm setzt sich auch den beiden Wörtern Organisation und Diagramm zusammen, damit wird unterstrichen, dass es sich bei einem Organigramm um eine bildliche Darstellung der Strukturen im Unternehmen handelt. Durch die grafischen Elemente soll es einfacher und leichter zu überblicken sein, welche Person im Unternehmen welche Aufgaben übernimmt und wie das Unternehmen intern strukturiert ist.

Aus dem Organigramm lässt sich so auch ablesen, welcher Mitarbeiter für welche Aufgaben zuständig ist, welcher Abteilung er zugeordnet ist und welcher Führungskraft für ihn verantwortlich ist.

Vor allem für neue Mitarbeiter kann das Organigramm hilfreich sein. Denn dank der vereinfachten, grafischen Darstellung können sich neue Mitarbeiter schnell ein Bild von den Beziehungen innerhalb des Unternehmens machen.

Übrigens: Organigramme gibt es nicht nur in Unternehmen. Auch in anderen Bereichen unseres Lebens wird diese Darstellungsform gewählt: Zum Beispiel in der Ahnenforschung. Stammbäume, die zur Beschreibung von Verwandtschaftsbeziehungen zwischen Menschen verschiedener Generationen dienen, können ebenfalls als Organigramme betrachtet werden.

Vorlagen für Organigramm: Diese Elemente gehören hinein

Ein gutes Organigramm steht und fällt mit der grafischen Darstellung. Elemente, die sich anbieten, um ein Organigramm zu erstellen, sind zum Beispiel:

1. Kreise, Kästchen oder andere Formen: Diese Elemente können genutzt werden, um die einzelnen Namen inklusive der zugehörigen Position darzustellen. Aber auch Abteilungen, Kunden und Produkte können mit Kreisen oder einem Kasten im Organigramm erwähnt werden.
2. Pfeile oder Linien: Linien oder Pfeile sind ideal, um Beziehungen zwischen Personen zu verdeutlichen. Ein Pfeil eignet sich zum Beispiel, um zu zeigen, welcher Teamleiter für welche Mitarbeiter verantwortlich ist. Ein Pfeil mit zwei Pfeilspitzen kann verwendet werden, um eine Beziehung zu verdeutlichen, die in zwei Richtungen funktioniert.
3. Farben: Um die einzelnen Verantwortlichkeiten noch deutlicher zu machen, können Sie verschiedene Farben verwenden. Achten Sie jedoch darauf, dass die verwendeten Farben zum Organigramm und zum Unternehmen passen. In eher traditionell geprägten Branchen sollten Sie zurückhaltend mit Farben im Organigramm Bei kreativen Arbeitgebern oder Start-ups darf es dagegen schon farbenfroher zugehen.
4. Fotos: Gerade bei abstrakten und erklärungsbedürftigen Positionen können Fotos oder Bilder helfen. Wird das Organigramm beim Onboarding eingesetzt, um dem neuen Mitarbeiter den Einstieg ins Unternehmen zu erleichtern, können Fotos einen entscheidenden Beitrag zu einer erfolgreichen Einarbeitung leisten. Der neue Mitarbeiter kann die Stelle einfacher mit dem entsprechenden Kollegen verknüpfen und sich so schneller im Unternehmen zurechtfinden. Dies kann dazu beitragen, dass der neue Kollege besser ankommt und sich schneller integrieren kann.

Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an Software, mit der sich Organigramme mit ein paar Klicks erstellen lassen. Die Software kostet vielleicht ein wenig Geld, spart aber eine Menge Zeit, weil man einfach auf Vorlagen zurückgreifen kann.

Organigramm von Unternehmen: die verschiedenen Arten

Wenn Sie ein Organigramm erstellen sollen oder man Ihnen ein Organigramm aushändigt, schadet es nicht, die verschiedenen Varianten zu kennen.

1. Hierarchisches Organigramm: Diese Art von Organigramm ist am weitesten verbreitet. Hier steht die Person, die das Unternehmen leitet, ganz oben. Die übrigen Mitarbeiter werden abhängig von ihrer Funktion darunter dargestellt. Die Abteilungsleiter stehen eine Stufe unter dem Geschäftsführer, danach folgen die Teamleiter und schließlich die Mitarbeiter der einzelnen Teams. So entsteht am Ende eine Struktur, die einer Pyramide gleicht. Auf der unteren Stufe sind relativ viele Mitarbeiter, während oben in der Regel nur eine Person steht.
2. Horizontales Organigramm: Bei diesem Organigramm werden die verschiedenen Hierarchieebenen nicht untereinander dargestellt, sondern nebeneinander. Vor allem Unternehmen, die auf flache Hierarchien Wert legen, greifen immer wieder zu dieser Variante des Organigramms. Denn hier werden Mitarbeiter aller Qualifikationsstufen am Entscheidungsprozess beteiligt, was man an dem flachen Organigramm (wie diese Form der Darstellung auch genannt wird) ablesen kann.
3. Matrix-Organigramm: Das Matrix-Organigramm bietet sich dann an, wenn Mitarbeiter mehr als einem Vorgesetzten berichten. Das ist häufig in Unternehmen der Fall, die projektbasiert arbeiten. Das Matrix-Organigramm kann auch diese komplexen Zusammenhänge strukturiert darstellen.

Organigramm für Unternehmen: die Vor- und Nachteile

Einige Unternehmen nutzen Organigramme, andere scheuen sich jedoch vor dieser Darstellungsform. Das kann unterschiedliche Gründe haben, die mit den Vor- und Nachteilen von Organigrammen zusammenhängen:

Die Vorteile eines Organigramms

1. Übersichtlichkeit: Mit einem Blick lässt sich erkennen, wer für welche Aufgaben zuständig ist. So findet man schnell den richtigen Ansprechpartner.
2. Effektivität: Die deutliche Zuordnung von Zuständigkeiten führt dazu, dass sich Mitarbeiter schneller an den richtigen Kollegen wenden. Das kann Abläufe beschleunigen und Frust vermeiden.
3. Engpässe: Bei Umstrukturierungen oder auch größeren Krankheitswellen kann ein Blick auf das Organigramm helfen, Engpässe zu erkennen. Wenn beispielsweise in einer Abteilung viele Mitarbeiter fehlen, können andere Abteilungen aushelfen. Oder man kommt zu dem Schluss, dass eine oder mehrere Stellen neu besetzt werden müssen, weil Mitarbeiter fehlen.

Die Nachteile eines Organigramms

1. Starre Strukturen: Gerade in einem hierarchischen Organigramm besteht die Gefahr, dass sich Strukturen verhärten. Durch die hierarchische Darstellung sind die Autoritätsverhältnisse klar geregelt. Mitarbeiter, die an der Basis der Pyramide angesiedelt sind, werden sich wahrscheinlich nur selten trauen, mit Personen aus dem mittleren oder gar oberen Management zu sprechen. So können Verbesserungsvorschläge und Innovationen, die dem Unternehmen helfen könnten, verloren gehen.
2. Überholte Informationen: Bei hoher Fluktuation oder häufig wechselnden Zuständigkeiten im Unternehmen kann ein Organigramm veraltete Informationen darstellen. Mitarbeitende wenden sich dann an Personen, die nicht mehr zuständig sind, oder suchen Ansprechpartner, die das Unternehmen längst verlassen haben. Das kostet wertvolle Arbeitszeit und kann sehr frustrierend sein.
3. Vereinfachte Darstellung: Organigramme von größeren Unternehmen müssen wohl oder übel auf eine vereinfachende Darstellungsweise zurückgreifen. Alles andere würde den Rahmen sprengen. Diese vereinfachte Darstellungsform kann jedoch den Nachteil haben, dass wichtige Aspekte nicht berücksichtigt werden.

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