Papierloses Büro: Vorteile und Tipps für den Umstieg

Im Rahmen der Digitalisierung gewinnt das papierlose Büro zunehmend an Bedeutung. Es bietet Firmen viele Vorteile, von einem geringeren Papierverbrauch bis zu einer besseren Zusammenarbeit. Erfahren Sie hier, wie Sie Abläufe und Prozesse durch den Einsatz digitaler Tools nachhaltig optimieren können und wie Sie dabei am besten vorgehen.

Papierloses Büro und seine Vorteile: Warum es sich lohnen kann, darauf umzustellen

Ein papierloses Büro setzt auf Digitalisierung, indem Dokumente digital gespeichert und verwaltet werden. Es hört aber bei der digitalen Ablage von Unterlagen nicht auf: Auch die Kommunikation erfolgt häufig vorwiegend digital. An die Stelle von Akten, Ausdrucken und handschriftlichen Notizen treten digitale Lösungen, darunter digitale Dokumente, Notizen, Rechnungen und Belege. Die digitalen Inhalte sind meist in einer Cloud oder einem digitalen Archiv gespeichert, sodass sie jederzeit abgerufen werden können.

Ein papierloses Büro kann viele Vorteile bieten – zum Beispiel im Hinblick auf die Umwelt, aber auch für die Organisation in Unternehmen:

• Es kann eine nachhaltige Möglichkeit darstellen, Dokumente zu speichern – es spart Papier und die Energie, die für die Papierherstellung erforderlich ist. Zugleich werden weniger Ressourcen für Tinte, Toner und Drucker benötigt.
• Weniger Papier heißt weniger Papiermüll, was auch Kosten für die Entsorgung spart.
• Es wird weniger Platz benötigt: Statt bergeweise Akten werden Dokumente schließlich digital gespeichert.
• Wenn Dokumente digital gespeichert sind, sind sie in der Regel ortsunabhängig abrufbar. Das ist praktisch beim Arbeiten im Homeoffice oder anderem mobilen Arbeiten, weil die Mitarbeiter von überall aus auf wichtige Unterlagen zugreifen können.
• Zugleich könnten Dokumente auf verschiedenen Geräten bearbeitet werden.
• Dokumente sind außerdem meist schnell gefunden – mit einer guten Suchfunktion in Sekundenschnelle. Wären sie nur in Papierform vorhanden, würde man in manchen Fällen wesentlich länger suchen müssen.
• Mitarbeiter können Dokumente parallel bearbeiten und bequem miteinander teilen.
• Workflows können leichter automatisiert werden.
• In einem papierlosen Büro kann die Gefahr des Datenverlusts geringer sein, wenn die Dokumente sicher gespeichert sind.
• Auch die Gefahr von Diebstahl und Missbrauch ist oft geringer.

Mythen und Vorurteile über papierlose Büros: Was steckt dahinter?

Um das papierlose Büro ranken sich einige Mythen und Vorurteile. Was ist dran an den vermeintlichen Nachteilen des papierlosen Büros? Hier erfahren Sie mehr.  

In papierlosen Büros spielt Papier gar keine Rolle mehr

Das stimmt so in aller Regel nicht – beim Konzept papierloses Büro geht es darum, die Nutzung von Papier soweit möglich zu reduzieren. Vollkommen verhindern lässt sie sich aber normalerweise nicht, und es wäre auch nicht in jedem Fall wünschenswert. Es kann außerdem schon aus rechtlichen Gründen erforderlich sein, bestimmte Unterlagen (zusätzlich) in Papierform aufzubewahren, zum Beispiel Verträge oder Unterlagen, die für Behörden wichtig sind.

Papierlose Büros können Risiken bergen

Ob Dokumente in gedruckter Form sicherer sind oder in digitaler Speicherung, hängt davon ab, wie sie jeweils gesichert sind. Wenn digitale Dokumente mit Passwörtern gespeichert, zugriffsbeschränkt und verschlüsselt sind, sind sie in der Regel sehr sicher. Ein Hack lässt sich aber nicht immer ausschließen.

Digital ist teurer als Papier

Das kann stimmen, wenn man die Investitionen bedenkt, die im Rahmen einer Umstellung auf ein papierloses Büro nötig sein können. Langfristig lässt sich aber meist eher Geld sparen, da Kosten für Drucker und Patronen, Papier und Lagerung entfallen.

Digitale Workflows verringern die Produktivität

Das Gegenteil kann der Fall sein: Wenn Dokumente so gespeichert sind, dass sie in Sekundenschnelle gefunden werden können, erleichtert das die Arbeit. Auch die Zusammenarbeit unter Kollegen kann einfacher sein. Problematisch wird es allerdings dann, wenn es an klaren Dateibezeichnungen mangelt oder es keine klare Struktur bei der Datenspeicherung gibt.

Es kommt jedoch auch auf die Arbeitsweise der einzelnen Beschäftigten an. Wenn jemand zum Beispiel einen Bericht schreibt und sich dabei auf Daten aus einem Report stützt, kann es in manchen Fällen hilfreich sein, nicht beide Dokumente nebeneinander auf dem PC geöffnet haben zu müssen, sondern eines davon in Papierform vor sich liegen zu haben. Das ist eine Frage der individuellen Präferenzen.

Papierlose Büros sind gar nicht umweltfreundlicher

An diesem Punkt kann etwas dran sein, denn papierlos heißt nicht, dass keine Ressourcen benötigt werden. Bei digitalen Technologien wird schnell übersehen, dass sie Emissionen verursachen – oft nicht wenige. Das gilt zum Beispiel für den Stromverbrauch in Rechenzentren, die Datenübertragung über Netzwerke und die Nutzung von Geräten wie Smartphones und Laptops.

Papierlos ist also keineswegs klimaneutral, wie ein Vergleich zeigt: Der Versand eines Briefs verursacht rund 50 Gramm CO₂. Bei einer E-Mail mit kurzem Text sind es demgegenüber zwar nur etwa vier Gramm CO₂, mit größerem Anhang können aber ebenfalls etwa 50 Gramm CO₂ anfallen. Wenn also ständig Dateien hin und her geschickt werden, kann das zur Belastung für die Umwelt werden, besonders bei vielen Empfängern im CC.

Papierloses Büro: Anleitung und Tipps für den Umstieg

Wer sein Büro digitalisieren möchte, braucht nicht nur die passenden digitalen Technologien und Hilfsmittel. Häufig sind auch Änderungen bei den Abläufen und der Organisation der Arbeit erforderlich. Es gibt viele Stellschrauben, die im Übergang zu einem papierlosen Büro genutzt werden können:

• Ein elementarer Aspekt ist die digitale Verwaltung von Dokumenten. Es braucht leistungsfähige Scanner, um Unterlagen in Papierform zu digitalisieren.

• Praktisch sind darüber hinaus Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Mit einer solchen Software können Nutzer Dokumente digital sichern, in Kategorien einteilen und durchsuchen. Viele DMS-Softwarelösungen bieten zudem Funktionen, durch die mehrere Nutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können.

• Auch die OCR-Technologie ist nützlich. OCR steht für optische Zeichenerkennung und wandelt Zeichen in maschinenlesbaren Text um. Mit dieser Technologie ist es möglich, gescannte Dokumente automatisch in Textformate umzuwandeln, die durchsucht und editiert werden können. Das ist besonders praktisch, wenn es darum geht, viele Unterlagen zu digitalisieren und Informationen darin zu finden.

Um digitale Dokumente in einem papierlosen Büro zu speichern, kommen verschiedene Speicherformate infrage. Weit verbreitet sind PDF-Dokumente. Sie können einfach durchsucht werden und sind besonders übersichtlich. Allerdings sind spätere Änderungen nicht mehr ohne Weiteres möglich, was ein Vorteil, aber auch ein Nachteil sein kann. Wer Dokumente noch bearbeiten möchte, verwendet besser Word-Dateien. Dokumente mit vielen Bildern oder Grafiken können zum Beispiel als JPEG oder PNG gespeichert werden – diese Formate sind weit verbreitet und entsprechend kompatibel.

Die Mitarbeiter über die Veränderungen informieren

Um Dokumente zu speichern, bieten sich Cloud-Speicherlösungen an. Dadurch können alle Teammitglieder jederzeit darauf zugreifen, egal, ob sie am PC im Büro sitzen oder im Homeoffice arbeiten. Über Tools wie Google Docs ist eine Zusammenarbeit in Echtzeit möglich: Mitarbeiter können Dokumente parallel bearbeiten, ohne Daten zu verlieren.

Auf dem Weg zum papierlosen Büro können Unternehmen weitere Tools nutzen: Sie können digitale Rechnungen und Belege erstellen und verwalten, Mitarbeiter können digitale Notizen anfertigen und die interne Kommunikation kann per Chat oder E-Mail stattfinden.

Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter bei den Veränderungen im Boot sind. Sie müssen alle Informationen haben, die sie für den Umstieg benötigen. So müssen sie zum Beispiel wissen, wie bestimmte Tools funktionieren und was von ihnen erwartet wird. Dazu können sich Schulungen anbieten. Zugleich sind klare Richtlinien im Umgang mit digitalen Dokumenten elementar, um hohe Datenschutz- und Sicherheitsstandards zu wahren.

Digitale Dokumente verwalten: Von Cloud-Speichern bis zum Dokumentenmanagement

In einem digitalen Büro ist es wichtig, Dokumente effizient verwalten zu können. Dazu bieten sich verschiedene Strategien und Softwarelösungen an, mit denen Dokumente sicher gespeichert und Informationen schnell gefunden werden können.

Cloud-Speicher sind in vielen Unternehmen das Mittel der Wahl, um Dokumente online zu speichern und von überall darauf zugreifen zu können. Sie bieten sich besonders dann an, wenn viele Mitarbeiter an anderen Orten arbeiten, etwa im Homeoffice oder unterwegs. Bei der Auswahl eines Anbieters ist es wichtig, dass Sicherheitsaspekte bedacht werden. Die gespeicherten Daten sollten etwa verschlüsselt sein, regelmäßige Back–ups sollten zum Paket gehören und nicht zuletzt muss eine DSGVO-Konformität gegeben sein.

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sind Softwarelösungen, mit denen Dokumente digital gespeichert und verwaltet werden können. Sie bieten verschiedene Vorteile:

• Über DMS können Dokumente in verschiedene Kategorien eingeteilt und mit Schlagwörtern versehen werden. Dadurch ist es leichter, bestimmte Informationen zu finden.
• DMS bieten die Möglichkeit, Zugriffsrechte festzulegen, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen auf Unterlagen zugreifen können.
• Viele Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen es Beschäftigten, parallel an einem Dokument zu arbeiten, was für die Zusammenarbeit im Team wichtig ist.
• Dabei können Änderungen an Dokumenten durch frühere Versionen nachvollzogen werden.

Die Suche nach Informationen in Unterlagen kann mühsam sein. Das gilt für Dokumente in Papierform ebenso wie für digitale Unterlagen. Mit leistungsstarken Suchfunktionen gehören zeitaufwendige Suchen der Vergangenheit an. Viele DMS bieten etwa eine Volltextsuche, über die auch gescannte Unterlagen durchsucht werden können, nachdem sie mithilfe von OCR-Technologie bearbeitet wurden. Die Vergabe von Tags und Metadaten macht es zusätzlich leichter, bestimmte Informationen zu finden. Auch erweiterte Suchfunktionen sind hilfreich, um Ergebnisse zu filtern.

Digital kommunizieren und zusammenarbeiten: E-Mails, digitale Signaturen und mehr

In einem papierlosen Büro läuft die Zusammenarbeit unter Kollegen oder mit Geschäftspartnern oft vorwiegend digital ab. Dasselbe gilt für die Kommunikation. Für ein effizientes Arbeiten ist es wichtig, dass passende Technologien genutzt und optimal eingesetzt werden – zum Beispiel, um Dokumente zu senden oder Aufgaben zu koordinieren. Die folgenden Aspekte sind dabei besonders wichtig. 

E-Mails

Ohne E-Mails geht es im modernen Berufsalltag nicht. Um E-Mails effizient zu verwalten, ist es hilfreich, Ordner und Unterordner zu erstellen, in die E-Mails eingeteilt werden können. Das sorgt für Ordnung, die einen besseren Überblick über die Nachrichten verschafft. Außerdem ist es mit einer durchdachten Ordnerstruktur leichter, E-Mails zu finden.

Praktisch sind auch Filteroptionen, durch die E-Mails abhängig von bestimmten Kriterien automatisch in den richtigen Ordnern landen. Entscheidend ist auch der Umgang mit älteren Mails: Es braucht klare Richtlinien zur Aufbewahrung, an denen sich die Mitarbeiter orientieren können. Sie müssen wissen, wann sie E-Mails löschen können und sollen und wann eine Archivierung sinnvoll ist.

Digitale Zusammenarbeit bei Aufgaben und Projekten

Für die digitale Zusammenarbeit bei Aufgaben und Projekten braucht es geeignete Projektmanagement-Tools und -Plattformen. Unternehmen können zum Beispiel auf Werkzeuge wie Trello, Asana oder Microsoft Teams setzen, über die die Mitarbeiter Aufgaben bearbeiten und verwalten können. Darüber ist es möglich, den Status von Projekten einzusehen, Dateien hochzuladen und Aufgaben zu kommentieren.

Die Beschäftigten können in Echtzeit digital zusammenarbeiten, was ihre Arbeit erleichtern kann. Mit den richtigen Werkzeugen wird es für sie leichter, sich zu koordinieren und strukturiert zu arbeiten. Das macht die Bearbeitung von Aufgaben und Projekten im Team effektiver.

Digitale Signaturen

Um Dokumente elektronisch zu unterzeichnen, bieten sich digitale Signaturen an. Dadurch ist es nicht nötig, Dokumente auszudrucken, um sie zu unterschreiben (nur, um sie im Anschluss wieder einscannen zu müssen). Digitale Signaturen sind elektronische Unterschriften, die mit kryptografischen Verfahren erstellt werden, um die Authentizität des Dokuments sicherzustellen.

Digitale Signaturen bieten hohe Sicherheitsstandards, denn sie verhindern, dass Dokumente nach der Unterschrift noch verändert werden können. Um solche Signaturen zu erstellen, werden in der Regel private Schlüssel genutzt, die nur der Unterzeichner kennt. Das Dokument wird dadurch verschlüsselt und mit einer eindeutigen Signatur versehen, die verifizierbar ist.

Eine digitale Signatur ist nicht weniger offiziell als eine Unterschrift auf Papier. In vielen Ländern, darunter Länder der EU und die USA, sind elektronische Unterschriften rechtlich bindend. Innerhalb der EU regelt die eIDAS-Verordnung, welche Voraussetzungen bei digitalen Signaturen erfüllt werden müssen, damit sie anerkannt sind. Zugleich ist es wichtig, Datenschutzbestimmungen zu beachten. So muss der Umgang mit digitalen Signaturen etwa den Regelungen der DSGVO entsprechen.

Hin zum papierlosen Büro: Veränderungen durch Change Management begleiten

Der Übergang zu einem papierlosen Büro setzt eine detaillierte Strategie und ein effektives Change Management voraus. Damit das papierlose Büro keine Nachteile mit sich bringt, ist es wichtig, die Mitarbeiter in den Veränderungsprozess einzubeziehen. Mit ihrer Unterstützung stehen die Vorzeichen für eine erfolgreiche Umstellung auf ein papierloses Büro gut. Durch eine schrittweise Veränderung wird es wahrscheinlicher, dass alle Beteiligten das neue Vorgehen verinnerlichen und akzeptieren.

Der erste Schritt ist eine Analyse des Istzustands. Bevor eine Umstellung erfolgen kann, ist eine umfangreiche Beurteilung der bestehenden Prozesse und Abläufe gefragt. Dabei kann es zum Beispiel darum gehen, welche Prozesse bislang auf gedruckten Unterlagen basieren, was zwingend weiterhin in Papierform aufbewahrt werden muss und welche Softwarelösungen schon jetzt genutzt werden. Ebenso relevant ist die Frage, wie der jetzige Zustand optimiert werden kann und welche digitalen Tools dabei helfen können. So kann ein strukturierter Plan für das papierlose Büro erstellt werden.

Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist entscheidend

Das Vorhaben vom papierlosen Büro kann nur klappen, wenn die Mitarbeiter an Bord sind. Sie müssen verstehen, warum die Veränderung erfolgt – ansonsten könnten sich Widerstände ergeben, die den Prozess behindern. Zugleich müssen die Beschäftigten wissen, was von ihnen erwartet wird und wie sie mit digitalen Instrumenten umgehen.

Workshops und Schulungen können für die Einführung der Mitarbeiter in neue Systeme hilfreich sein. Auch Webinare oder Tutorials können sich anbieten. Arbeitskräfte sollten außerdem für die Bedeutung des Datenschutzes und der digitalen Sicherheit sensibilisiert werden. Gleichzeitig sollten Beschäftigte wissen, an wen sie sich bei Fragen oder zur Unterstützung wenden können.

Zum Change Management gehört es, das papierlose Büro in mehreren Phasen einzuführen. Statt sofort alle Prozesse zu verändern, ist eine strukturierte kleinteilige Strategie erfolgversprechender. In einer Pilotphase können zunächst einzelne Teams neue digitale Prozesse ausprobieren und wertvolles Feedback geben. So können Verantwortliche mögliche Hindernisse und Schwachstellen frühzeitig erkennen und die nötigen Anpassungen vornehmen. Nun kann eine allgemeine Umstellung in mehreren Schritten erfolgen. Im Verlauf dieses Prozesses ist es wichtig, die Fortschritte immer wieder zu evaluieren, um Vorgehensweisen weiter optimieren zu können.

Papierloses Büro: Rechtliche Aspekte und Sicherheit

Bei einem papierlosen Büro gibt es verschiedene rechtliche Vorgaben, die bedacht werden müssen. Das betrifft etwa den Schutz von sensiblen Daten und die Datensicherheit, aber auch die Aufbewahrungsfristen und Löschung von Unterlagen.

In vielen Ländern gibt es gesetzliche Aufbewahrungspflichten für bestimmte Dokumente. In Deutschland sind insbesondere die Bestimmungen des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung (AO) relevant. Sie regeln, wie lange geschäftliche Unterlagen wie Rechnungen oder Verträge aufbewahrt werden müssen. Das gilt grundsätzlich auch für digitale Dokumente. So müssen etwa Handelsbücher, Inventare oder Jahresabschlüsse zehn Jahre aufbewahrt werden, Buchungsbelege wie Rechnungen oder Kostenbelege seit 2025 nur noch acht Jahre. Sechs Jahre gelten für sonstige Unterlagen. Bei digitalen Unterlagen ist wichtig, dass sie in einem Format gespeichert sind, das nicht verändert werden kann.

Relevant sind auch die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die den Umgang mit personenbezogenen Daten regelt. So müssen Unternehmen etwa sicherstellen, dass personenbezogene Daten im Einklang mit den geltenden Vorschriften erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Das heißt auch, dass sie nach bestimmten Fristen gelöscht werden müssen, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Eine Speicherung sensibler Daten auf Servern, die in der EU stehen, ist empfehlenswert. Zugleich ist wichtig, dass festgelegt wird, wer Zugriff auf welche Daten hat und wer nicht, und dass entsprechende Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

Digitale Dokumente müssen vor dem Zugriff von unbefugten Personen geschützt werden. Ebenso wichtig ist ein ausreichender Schutz vor Datenverlust. Sensible digitale Dokumente sollten mit moderner Technik verschlüsselt werden. Das gilt nicht nur beim Speichern, sondern auch beim Versand solcher Daten. Regelmäßige Back–ups auf sicheren Servern oder externen Speichern beugen einem Datenverlust vor. Um sich gegen Cyberangriffe zu wappnen, sind leistungsstarke Cybersicherheitslösungen elementar.

Papierloses Büro: Elementar im Rahmen der digitalen Transformation

• Ein papierloses Büro kann ein wichtiger Schritt hin zu einem nachhaltigeren Arbeiten sein. Es ist auch ein essenzieller Bestandteil der digitalen Transformation.
• Richtig gemacht, kann die Digitalisierung von Dokumenten zu mehr Effizienz in Unternehmen führen.
• Digitale Technologien können darüber hinaus ein besonders flexibles Arbeiten ermöglichen und erleichtern die Zusammenarbeit über örtliche Grenzen hinweg.
• Bei der Umstellung auf ein papierloses Büro haben Unternehmen viele Möglichkeiten. Essenziell sind passende Tools, um Dokumente zu speichern und zu verwalten. Auch digitale Kollaborationstools und Kommunikationsinstrumente spielen eine wichtige Rolle.
• Ein papierloses Büro muss im Einklang mit den geltenden Rechtsvorschriften stehen, um Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten. Rechtskonformität im papierlosen Büro verhindert außerdem, dass Unternehmen sich durch bestimmte Praktiken angreifbar machen.

Bildnachweis: TippaPatt / Shutterstock.com