Protokoll schreiben – aber richtig!

Aus Sicht vieler Arbeitnehmer ist es eine lästige Aufgabe, Protokoll schreiben zu müssen. Viele hoffen bei jedem Meeting, dass es sie nicht trifft. Dabei ist ein Protokoll keine reine Arbeitsbeschaffungsmaßnahme, sondern hat durchaus seinen Sinn. Im Protokoll wird der aktuelle Stand festgehalten, nächste Schritte werden skizziert und Verantwortlichkeiten benannt. Wie hilfreich ein Protokoll ist, hängt jedoch davon ab, wie gut es geschrieben ist. Hier erfahren Sie, welche Angaben in einem Protokoll nicht fehlen dürfen und wie es inhaltlich aufgebaut ist. Außerdem haben wir eine Muster-Vorlage für Sie, die Sie für das nächste Meeting nutzen können.

Eine Frau schreibt im Meeting ein Protokoll

Protokoll: Was ist damit gemeint und welche Varianten gibt es?

Ein Protokoll ist laut Duden eine

„wortgetreue oder auf die wesentlichen Punkte beschränkte Niederschrift über eine Sitzung, Verhandlung, ein Verhör o. Ä.“.

Protokolle kommen in diversen Bereichen zum Einsatz, zum Beispiel bei der Polizei oder bei Gerichtsterminen. In diesem Artikel geht es um Besprechungsprotokolle, die die wichtigsten Themen und Vereinbarungen eines Meetings im Team, mit Kunden oder Geschäftspartnern festhalten.

Unterschieden werden dabei in diesem Kontext vor allem zwei Formen: das Ergebnisprotokoll und das Verlaufsprotokoll. Die Unterschiede liegen im Inhalt und Fokus des Protokolls. Ein Ergebnisprotokoll beschränkt sich darauf, die wichtigsten Ergebnisse eines Treffens zusammenzufassen. Auch nächste Schritte können darin aufgeführt werden. Wie es zu diesen Resultaten kam, ist beim Ergebnisprotokoll zweitrangig. Das ist beim Verlaufsprotokoll anders; hier wird auch der Verlauf des Gesprächs protokolliert. Aus einem Verlaufsprotokoll geht hervor, wie es zu bestimmten Entscheidungen kam.

Welche Vorteile hat es, ein Protokoll zu schreiben?

Wenn es darum geht, wer das Protokoll eines Meetings anfertigt, hoffen viele Beschäftigte, dass es sie nicht trifft. Schließlich muss man aufmerksam zuhören, mitschreiben und das Protokoll anschließend noch in den PC eintippen. Hinzu kommt, dass viele Arbeitnehmer den Sinn des Besprechungsprotokolls nicht sehen.

Tatsächlich wird das Protokoll in vielen Firmen nicht so genutzt, dass sein volles Potenzial ausgeschöpft würde. Oft handelt es sich um eine Aufgabe, die pro forma erledigt werden muss – die aber kaum einen Unterschied macht, weil sich niemand das Protokoll durchliest.

Bei dieser Herangehensweise bietet ein Protokoll kaum Vorteile. Entscheidend ist, wie mit dem Protokoll umgegangen wird. Grundsätzlich können Protokolle von Meetings viele Vorteile bieten. Sie dienen einerseits als übersichtliche Zusammenfassung dessen, was bei einem Termin besprochen wurde. Jeder Teilnehmer kann sich anhand des Protokolls in kürzester Zeit wieder vor Augen führen, was besprochen und beschlossen wurde. Ohne Protokoll wäre das weitaus schwieriger.

Protokolle halten Ergebnisse und Verantwortlichkeiten fest

Protokolle können außerdem helfen, Missverständnissen vorzubeugen. Wie oft passiert es, dass Beschäftigte und Vorgesetzte aneinander vorbeireden. So mancher Arbeitnehmer weiß gar nicht, dass er für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich ist oder dass er bis zu einem bestimmten Termin etwas getan haben soll. Auch das kann in einem Protokoll festgehalten werden – und keiner kann sagen, er hätte nicht gewusst, wer wofür verantwortlich ist.

Ein Protokoll ist außerdem nützlich, um sich auf das nächste Treffen vorzubereiten. Vor allem, wenn seither einige Zeit vergangen ist, erinnern sich die Teilnehmer oft nicht mehr genau an das, was besprochen wurde. Dadurch geht in vielen Meetings Zeit verloren, weil erstmal alle wieder auf den aktuellen Stand gebracht werden müssen. Gibt es allerdings ein Protokoll des letzten Meetings, können die Teilnehmer sich vorab informieren, was zuletzt beschlossen wurde, und beim nächsten Treffen direkt daran anknüpfen.

Protokoll richtig schreiben: So geht es

Der Chef hat Sie damit beauftragt, ein Protokoll zu schreiben. Wie gehen Sie nun am besten vor? Zunächst sollten Sie klären, was für eine Art Protokoll gefragt ist. Soll es ein Ergebnisprotokoll oder ein Verlaufsprotokoll sein? Und wie ausführlich soll die Mitschrift ausfallen? Das entscheidet darüber, wie viel und was Sie beim Meeting mitschreiben müssen.

Vor dem Meeting sollten Sie sich darüber informieren, wie der Stand ist. Sie sollten bei allen Themen so im Bilde sein, dass Sie alles, was dazu gesagt wird, richtig einordnen können. Wenn Sie hingegen schlecht informiert sind, wissen Sie beim Meeting womöglich nicht, was wirklich wichtig ist. Informieren Sie sich im Vorfeld auch über die Namen der Teilnehmer, wenn Sie diese nicht ohnehin kennen oder Namensschilder genutzt werden. Sonst können Sie nicht notieren, wer was gesagt hat.

Hören Sie im Meeting aufmerksam zu und schreiben Sie unbedingt direkt mit. Das geht mit einem Laptop meist am besten – viele tippen schneller als sie handschriftlich schreiben. Außerdem ist es bei einem digitalen Protokoll leichter, nachträglich Dinge bei vorherigen Themen zu ergänzen, auf die das Gespräch noch einmal zurückkommt. Um schneller zu schreiben, können Sie Abkürzungen nutzen. Das gilt für längere Wörter ebenso wie für häufig genutzte kurze Wörter wie „der“, „die“ oder „und“. Wenn Sie in diesen Fällen etwa „d“ beziehungsweise „u“ tippen, wissen Sie garantiert auch später noch, was gemeint war.

Protokollieren Sie nur, was wirklich wichtig ist

In einem Meeting alles mitzuschreiben kann anstrengend sein. Entscheidend ist aber, dass Sie herausfiltern, was wirklich wichtig ist, statt einfach stur alles zu notieren. Das gilt besonders, wenn ein Ergebnisprotokoll gefragt ist. Seien Sie dabei neutral und lassen Sie nicht eigene Meinungen direkt oder indirekt einfließen. Ein Protokoll ist immer eine sachliche Mitschrift.

Es kann passieren, dass Sie so sehr mit dem Mitschreiben beschäftigt waren, dass Sie nicht zuhören konnten. Wenn Sie etwas nicht verstanden haben, fragen Sie direkt nach. Das ist keine Schande – und allemal besser, als am Ende ein fehler- oder lückenhaftes Protokoll zu versenden.

Nach dem Meeting sollten Sie das Protokoll möglichst rasch schreiben. Warten Sie nicht zu lange damit – Sie können sich später womöglich nicht mehr an alles im Detail erinnern, was besprochen wurde. Auch mit Ihren Notizen können Sie wahrscheinlich mehr anfangen, wenn Sie das Protokoll zeitnah anfertigen. Wenn das Protokoll fertig ist, müssen Sie es noch vom Sitzungsleiter unterschreiben lassen und es anschließend an alle Teilnehmer verschicken.

Inhalt und Aufbau: Was gehört ins Protokoll, was nicht?

Welchen Inhalt das Protokoll haben sollte, ist abhängig von der gefragten Variante. Bei einem Verlaufsprotokoll darf die Diskussion nicht fehlen, während sie bei einem Ergebnisprotokoll weggelassen werden sollte. Es kommt auch darauf an, wie umfangreich die Mitschrift ausfallen soll. Fragen Sie am besten nach, was gewünscht ist.

In keinem Fall fehlen dürfen diese Angaben:

Überschrift, in der Regel einfach „Protokoll“, gegebenenfalls ergänzt um das Thema des Meetings
Datum und Ort
Beginn und Ende des Meetings
Angaben zu den Teilnehmern
Name des Sitzungsleiters
Name des Protokollanten
Worum es geht; gefragt sind das übergeordnete Thema (sofern vorhanden) und die einzelnen Tagesordnungspunkte

Im Protokoll sollten die wichtigsten Aussagen und Entscheidungen des Termins festgehalten werden. Oft reicht es, Diskussion und Ergebnisse in Stichpunkten aufzuschreiben. Fragen Sie im Zweifel bei Ihrem Chef nach, welche Form möglich ist.

Ins Protokoll gehört auch ein Ausblick auf die nächsten Schritte. Schreiben Sie auf, welche Mitarbeiter mit einer bestimmten Aufgabe betraut sind. Oft werden bei Meetings Aufgaben vergeben, die mit Deadlines verbunden sind. Auch das sollten Sie notieren, wenn Sie ein Protokoll schreiben.

Manchmal werden in Meetings Skizzen oder Tabellen genutzt. Wenn diese wichtig sind, können Sie sie ans Protokoll aufnehmen oder sie anhängen.

Was Sie nicht ins Protokoll übernehmen müssen

Nicht alles, was bei einem Meeting besprochen wird, muss auch ins Protokoll. Die Mitschrift sollte nur die wichtigsten Aspekte dokumentieren, statt minutiös alles aufzuführen, was gesagt wurde. Vor allem bei einem Ergebnisprotokoll ist der Gesprächsverlauf nicht entscheidend und sollte entsprechend wenig Platz einnehmen.

Nicht ins Protokoll gehören außerdem persönliche Meinungen des Protokollführers. Bleiben Sie unbedingt sachlich und halten Sie sich mit Wertungen jeder Art zurück. In aller Regel nicht gefragt sind außerdem wörtliche Zitate. Es reicht fast immer, wenn Sie den Sinn einer Aussage notieren und nicht die konkrete Wortwahl des Teilnehmers.

Das Protokoll sollte außerdem nicht zu lang werden. Wenn es sehr lang ist, sind Sie im Inhalt wahrscheinlich zu sehr ins Detail gegangen. Schauen Sie in solchen Fällen, wo Sie kürzen können, ohne dass die Mitschrift darunter leidet.

Protokoll schreiben: Vorlage

Wenn Sie ein Protokoll schreiben müssen, hilft Ihnen unsere kostenlose Vorlage. Nutzen Sie das Muster, um Ihrer Mitschrift eine Struktur zu geben, und ändern Sie es so, dass es zum Meeting und seinen Ergebnissen passt.

Protokoll

Thema der Sitzung:
Datum:
Ort:
Beginn:
Ende:
Teilnehmer:
Moderator:
Protokollführer:
Tagesordnungspunkte:

Tagesordnungspunkt 1: XY

Diskussion:
Ergebnisse:
Nächste Schritte:
Mitarbeiter:
Frist:

Tagesordnungspunkt 2: XY

Diskussion:
Ergebnisse:
Nächste Schritte:
Mitarbeiter:
Frist:

Tagesordnungspunkt 3: XY

Diskussion:
Ergebnisse:
Nächste Schritte:
Mitarbeiter:
Frist:

Tagesordnungspunkt 4: XY

Diskussion:
Ergebnisse:
Nächste Schritte:
Mitarbeiter:
Frist:
Ort, Datum

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Unterschrift Moderator

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Unterschrift Protokollant

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