Leitungsspanne: Zwischen enger Betreuung und eigenverantwortlichem Arbeiten

Mit der richtigen Leitungsspanne können Organisationen effizient geführt werden. Gefragt ist eine Führung, die Mitarbeiter eng betreut, aber nicht unnötig beschränkt. Hier erfahren Sie, wie Sie die optimale Führungsspanne finden und welche Faktoren dabei eine entscheidende Rolle spielen.

Die Bedeutung der Leitungsspanne in einer Organisation

Bei der Leitungsspanne, auch bekannt als Span of Control oder Führungsspanne, handelt es sich um die Zahl der Mitarbeiter, die eine Führungskraft führt. Damit macht sie deutlich, wie viele Arbeitskräfte eine Führungskraft unter sich bündelt. Eine weite Leitungsspanne ist gegeben, wenn jemand viele Beschäftigte betreut. Umgekehrt ist die Leitungsspanne klein, wenn ein Chef oder eine Chefin nur wenige direkte Mitarbeiter anleitet. Wie groß die Leitungsspanne ist, hat Einfluss darauf, wie eng die Beziehung zu Mitarbeitern ausgestaltet werden kann und wie persönlich Arbeitskräfte betreut werden können.

Beim Aufbau einer Organisationsstruktur spielt die Leitungsspanne eine wichtige Rolle. Sie beeinflusst die Zahl der Hierarchieebenen in einer Organisation, hat aber auch Einfluss darauf, wie effektiv Führungskräfte ihren Job machen können und wie leicht die Entscheidungsfindung auch abteilungsübergreifend ist.

Wenn die Leitungsspanne zu groß ist, ist das eine Herausforderung für Führungskräfte. Sie sind eher überlastet und können sich nicht so intensiv um einzelne Mitarbeiter kümmern – das kann Probleme nach sich ziehen. Ist die Leitungsspanne hingegen klein, gibt es womöglich unnötig viele Ebenen innerhalb der Organisation. Das erschwert die Entscheidungsfindung und kann die Kommunikation behindern.

Zur Einordnung muss die Leitungsspanne von anderen Organisationskonzepten abgegrenzt werden, zum Beispiel von der Führungstiefe (auch Leitungstiefe genannt). Wo liegt der Unterschied zwischen Leitungsspanne und Leitungstiefe? Die Leitungstiefe beschreibt die Zahl der Hierarchieebenen innerhalb eines Unternehmens. Die Leitungsspanne spiegelt damit wider, wie viele Mitarbeiter Vorgesetzte führen, während die Führungstiefe die hierarchischen Stufen sichtbar macht. Dabei gibt es eine Wechselwirkung zwischen beidem: Eine größere Leitungsspanne kann zum Beispiel helfen, die Führungstiefe zu reduzieren, während eine kleinere Leitungsspanne sie erhöhen kann.

Was genau ist die Leitungsspanne?

Die Leitungs- oder Führungsspanne gibt wieder, wie viele Mitarbeiter einer Führungskraft direkt oder indirekt unterstellt sind. Es wird daher auch zwischen der direkten und der indirekten Leitungsspanne unterschieden.

Zur direkten Führungsspanne gehören alle Mitarbeiter, die unmittelbar von einem Vorgesetzten angewiesen werden. Führungskräfte und Beschäftigte stehen üblicherweise in einem engen Kontakt und sprechen sich regelmäßig ab. Anders bei der indirekten Leitungsspanne: Hier ist die Zahl der Beschäftigten gemeint, die über mehrere Ebenen hinweg geführt werden.

Ein Beispiel: Ein Abteilungsleiter könnte über drei Teamleiterinnen und -leitern stehen, die wiederum ihrerseits jeweils Mitarbeiter führen. Damit läge die direkte Leitungsspanne bei drei Mitarbeitern, die indirekte Leitungsspanne derselben Führungskraft jedoch bei 45 Arbeitskräften.

Die Leitungsspanne spiegelt den Einfluss von Führungskräften wider

Durch die Angaben der indirekten Leitungsspanne für Führungskräfte auf höheren Ebenen wird deutlich, wie groß der Verantwortungsbereich dieser Person ist und welchen Einfluss sie in der Praxis hat. Dabei gilt bei der Führungsspanne nicht automatisch: Mehr ist besser. Zwar steht eine größere Leitungsspanne für entsprechend mehr Einfluss, was die Stellung einer Führungskraft im Unternehmen stärkt. Die Führungsqualität kann unter einer hohen Zahl jedoch leiden, weil weniger Zeit für eine individuelle Betreuung bleibt.

Hier kommt das Qualitätsprinzip ins Spiel. Dabei geht es um die ideale Zahl an Unterstellten pro Führungskraft. Diese Zahl lässt sich nicht allgemeingültig festlegen, sondern es kommt auf die Art der Tätigkeiten, die Qualifikationen der Mitarbeiter und die Erfahrung von Vorgesetzten an, um nur einige Aspekte zu nennen.

Handelt es sich eher um Routineaufgaben, für die keine speziellen oder vertieften Fähigkeiten erforderlich sind, kann auch eine größere Leitungsspanne gut funktionieren. Sind Aufgaben hingegen besonders anspruchsvoll, ist eine individuellere Betreuung meist effektiver. Somit besteht das Ziel darin, im Einzelfall zu schauen, welcher Personalschlüssel sinnvoll ist.

Wovon hängt die optimale Führungsspanne ab?

Wie kann man die optimale Führungsspanne berechnen? Wenn Führungskräften exakt so viele Mitarbeiter unterstellt sind, wie sie noch gut führen können, aber gleichzeitig eine persönliche Betreuung sichergestellt ist, ist das im Sinne von Unternehmen. Doch wie findet man heraus, welches die optimale Führungsspanne ist?

Dazu ist es wichtig, zu definieren, wie eine optimale Führungsspanne im Einzelfall überhaupt aussieht. Hierfür kommt es zum Beispiel darauf an, wie gut Mitarbeiter betreut werden können und wie gut sie sich betreut fühlen, was Einfluss auf ihre Motivation und Zufriedenheit hat. Auch die Arbeitsbelastung der Führungskraft spielt eine Rolle. Chefinnen und Chefs müssen genug Zeit für ihre Mitarbeiter haben, aber auch für ihre planerischen und organisatorischen Aufgaben. Sind Führungskräfte überlastet, kommt fast zwangsläufig einer dieser Bereiche zu kurz – mit entsprechend negativen Folgen.

Ein wichtiger Faktor bei der Festlegung der optimalen Leitungsspanne ist die Komplexität der Aufgaben. Mitarbeiter, die vorwiegend einfache, repetitive Aufgaben ausführen, brauchen meist weniger intensive Betreuung. Hier ergeben sich auch seltener Fragen oder Probleme, bei denen Vorgesetzte eingreifen müssten.

Wie komplex sind die Aufgaben der Mitarbeiter?

Je vielseitiger und komplexer die Tätigkeiten hingegen sind, desto mehr Zeit sollten Führungskräfte für Arbeitskräfte haben. Sie können sie dann bei Bedarf unterstützen, sich in ihrer Führung besser auf sie einstellen und ihnen bei ihrer individuellen Entwicklung helfen. Davon profitiert das ganze Unternehmen durch zufriedenere, leistungsfähigere Mitarbeiter. Daher sollte die Leitungsspanne gerade bei anspruchsvollen Aufgaben nicht zu groß sein. 

Wie intensiv Führungskräfte Mitarbeiter unterstützen sollten und müssen, hängt darüber hinaus von ihren Qualifikationen und ihrer Erfahrung ab. Je qualifizierter und erfahrener Arbeitnehmer sind, desto eigenständiger können sie ihre Aufgaben meist ausführen. Sie können auch eher Verantwortung übernehmen. Weniger erfahrene Mitarbeiter brauchen hingegen oft engmaschigeres Feedback, um sich in die gewünschte Richtung entwickeln zu können. Sie profitieren besonders von Vorgesetzten, die sich intensiv um sie kümmern können.

Die optimale Führungsspanne hängt darüber hinaus von den Strukturen und der Kommunikation im Unternehmen ab. Digitale Tools können etwa die Kommunikation erleichtern, was Führungskräfte entlastet und ihnen dabei hilft, auch größere Teams effektiv zu führen. Eine langsamere Kommunikation und vielschichtige Strukturen sprechen hingegen stärker für eine kleinere Leitungsspanne.

Wozu eine zu große Leitungsspanne führen kann

Wenn die Leitungsspanne groß ist, sind Führungskräfte für viele Mitarbeiter verantwortlich. Das kann funktionieren, bringt aber auch Risiken mit sich. Eine Gefahr besteht in der Überlastung der Führungskraft. Ein weites Zuständigkeitsgebiet geht mit vielen Aufgaben einher, die alle gemanagt werden. Dadurch bleibt fast zwangsläufig weniger Zeit für eine intensive persönliche Betreuung der Beschäftigten.

Führungskräfte wirken dann beispielsweise ständig gestresst, was den Eindruck vermitteln kann, dass man sie besser nicht stört. Ein solches Bild kann gravierende negative Auswirkungen haben: Beschäftigte wenden sich etwa bei Problemen nicht frühzeitig an den Chef oder die Chefin. Der Vorgesetzte ist also womöglich über Risiken nicht im Bilde und kann auch nicht eingreifen. Dadurch können sich Probleme verfestigen, bis sie ernst zu nehmende Folgen haben – zum Beispiel eine Kündigung von wichtigen Mitarbeitern.

Gleichzeitig kann eine Überlastung dafür sorgen, dass sich Entscheidungen verzögern. Das kann das ganze Team in seiner Arbeit behindern und in seiner Entwicklung hemmen. Die Qualität der Führung ist unter solchen Umständen oft ausbaufähig – statt strategisch zu denken und übergeordnete Ziele zu verfolgen, sind solche Führungskräfte oft Tag für Tag damit beschäftigt, nur noch die wichtigsten To-dos abzuarbeiten.

Für Mitarbeiter kann es frustrierend und demotivierend sein, wenn es an einer individuellen Betreuung mangelt. Sie fühlen sich dann weniger gesehen. Unter solchen Umständen bringen sich viele Arbeitskräfte nicht übermäßig ein, weil es ihnen an Wertschätzung mangelt. Auch die Mitarbeiterbindung kann darunter leiden. Mögliche Folgen: Die Leistungen von Beschäftigten werden schlechter, Fehler häufen sich, die Fluktuationsrate steigt durch Eigenkündigungen.

Eine große Leitungsspanne ist gleichzeitig häufig problematisch für Absprachen im Team. Der Informationsfluss kann sich verlangsamen, es können eher Missverständnisse entstehen, die Abstimmung wird schwieriger. Das kann einem effizienten Arbeiten ebenso im Weg stehen wie einem guten Miteinander.

Mögliche Folgen einer zu kleinen Leitungsspanne

Eine zu große Führungsspanne kann problematisch sein – dasselbe gilt umgekehrt jedoch auch für eine zu kleine Leitungsspanne. In diesem Fall betreut eine Führungskraft nur eine sehr geringe Anzahl an Mitarbeitern. Das mag zunächst positiv wirken, denn Arbeitskräfte werden auf diese Weise besonders intensiv betreut. Wenn es Rückfragen gibt oder Probleme auftauchen, ist immer jemand da. Gleichzeitig kann eine zu enge Führungsspanne jedoch auch für Probleme und Herausforderungen sorgen.

So steigen etwa die administrativen Kosten mit einer höheren Zahl an Zwischenebenen und Führungskräften. Die Hierarchie in Unternehmen wird steiler, was den Informationsfluss ebenso verlangsamen kann wie Entscheidungen. Es sind häufig mehr Abstimmungen nötig, was entsprechend Zeit beansprucht. Die Organisation von Unternehmen wird aufwendiger und verursacht höhere Kosten. Demgegenüber können flachere Hierarchien mit weiteren Leitungsspannen mehr Flexibilität und geringere Kosten bedeuten.

Ein weiterer möglicher Nachteil von kleinen Leitungsspannen ist Mikromanagement. Führungskräfte, die nur für eine kleine Zahl von Arbeitskräften verantwortlich sind, können dazu eher neigen. Sie mischen sich dann nicht selten bis ins kleinste Detail ein und geben den Mitarbeitern wenig Raum, sich zu entfalten. Das kann für Arbeitnehmer demotivierend und frustrierend sein. Auch die Innovationsfähigkeit kann leiden, wenn Beschäftigte Ideen nicht einbringen.

Eine enge Leitungsspanne kann zudem das eigenverantwortliche, selbstständige Arbeiten von Mitarbeitern untergraben. Arbeitnehmer verlassen sich in kleinen Teams oft stark auf die Anweisungen des Chefs oder der Chefin. Das kann ihre Leistungsfähigkeit mindern, weshalb das richtige Maß an Betreuung auf der einen und Freiheit auf der anderen Seite gefragt ist.

Organisationen gestalten: Flache oder steile Hierarchien?

Wie also gestaltet man Organisationen, damit individuelle Unterstützungsangebote und eigenverantwortliches Arbeiten ausbalanciert sind? In Deutschland ist die Leitungsspanne in vielen Unternehmen vergleichsweise groß. Nicht selten sind Chefinnen und Chefs 20 oder gar 30 Mitarbeiter unterstellt. In Ländern wie den USA sind es hingegen deutlich weniger, oft nur eine Handvoll Arbeitskräfte pro Team. Für Unternehmen ist vieles denkbar: Vorgesetzte können für 15 Mitarbeiter verantwortlich sein, aber auch für drei. Wie findet man den „Sweet Spot“?

Wichtig bei der Organisation ist die Berücksichtigung der individuellen Situation, von Zielen, Rahmenbedingungen und Ressourcen. Was für ein Team Sinn macht, kann für ein anderes verheerende Folgen haben. Dabei spielt auch die Kompetenz von Führungskräften eine entscheidende Rolle. Unter denselben Umständen könnte ein Chef 15 Mitarbeiter gut und eng führen, während eine andere Führungskraft es an einer individuellen Unterstützung vermissen lassen könnte. Mit der Folge, dass das Team in dem einen Fall womöglich effektiv und produktiv zusammenarbeiten würde, während die Mitarbeiter in dem anderen Szenario vielleicht frustriert wären, Absprachen sich ziehen oder Fehler sich häufen würden.

Vor- und Nachteile abwägen

Verantwortliche haben die Wahl: Möchten sie eher flache oder lieber klassische steilere Hierarchien in ihrem Unternehmen etablieren? Bei flachen Hierarchien betreuen Führungskräfte eine größere Zahl an Mitarbeitern. Die Abstimmung ist dadurch oft erleichtert, auch Entscheidungen können oft zügig getroffen werden. Der Informationsfluss ist häufig gut, weil es keine Zwischenebenen gibt. Außerdem fördert eine solche Struktur das eigenverantwortliche Arbeiten von Mitarbeitern, die häufig viele Freiheiten in der Ausgestaltung ihrer Arbeit haben. Das Risiko einer mangelnden individuellen Betreuung ist jedoch größer.

Steile Hierarchien gehen hingegen mit einer engmaschigeren Betreuung in kleineren Teams einher. Vorgesetzte sind hier besonders nah dran. Sie können Mitarbeiter individuell unterstützen und fördern. Die Beziehung zwischen Führungskräften und Arbeitskräften profitiert davon häufig. Zugleich sind Beschäftigte oft zufriedener, weil sie sich gesehen und wertgeschätzt fühlen. Entscheidungen und Kommunikation können jedoch erschwert sein.

Beide Ansätze – flache und steile Hierarchien – haben spezifische Vor- und Nachteile, die für die richtige Entscheidung berücksichtigt werden müssen. Das Ziel besteht in einer Leitungsspanne, bei der Mitarbeiter sich ausreichend unterstützt fühlen, aber nicht ungewollt in ihrer Arbeit gehemmt werden.

Fazit: Die Leitungsspanne als dynamisches Werkzeug

• Die Leitungsspanne oder Führungsspanne gibt an, wie viele Mitarbeiter eine Führungskraft direkt oder indirekt betreut. 
• Bei einer großen oder weiten Führungsspanne sind einem Vorgesetzten viele Mitarbeiter unterstellt, während es bei einer engen Leitungsspanne wenige Beschäftigte sind. 
• Die Leitungsspanne hat einen maßgeblichen Einfluss auf die Strukturen in Unternehmen, prägt die Zusammenarbeit und die Zufriedenheit von Arbeitskräften. Sie entscheidet zudem über das hierarchische Gefüge: Flache Hierarchien gehen mit einer weiteren Leitungsspanne einher als klassische steile Hierarchien. 
• Sowohl eine zu große als auch eine zu kleine Leitungsspanne sollte vermieden werden. Unter einer zu großen Leitungsspanne kann die Betreuung von Beschäftigten leiden, außerdem können Führungskräfte dadurch eher überlastet werden. Zu kleine Führungsspannen sorgen hingegen für zusätzliche Hierarchieebenen, was Verwaltungskosten erhöht und Absprachen erschwert. 

Die optimale Führungsspanne gibt es nicht, sondern es kommt auf die Umstände im Einzelfall an. Dabei ist die Leitungsspanne ein dynamisches Gestaltungselement, das an veränderte Aufgaben, Strukturen und technologische Möglichkeiten angepasst werden sollte – so machen sich Unternehmen fit für die Zukunft.

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