Projektkrise: Warum scheitern Projekte wirklich?

Im besten Fall laufen Projekte wie geplant: Der Zeitplan wird eingehalten, die Ziele erreicht – und alle Beteiligten sind zufrieden. Ganz so reibungslos klappt es aber leider nicht immer. Projektkrisen können die Beteiligten zurückwerfen oder sogar dazu führen, dass Projekte scheitern. Dabei können Projektkrisen durch eine umsichtige Planung häufig vermieden werden. Kommt es doch zu einer Krise, kann der richtige Umgang damit den entscheidenden Unterschied machen.

Eine Frau ist genervt aufgrund einer Projektkrise

Projektkrise: Gefürchtet, und doch alltäglich

Im Arbeitsalltag sind Projekte an der Tagesordnung. Dabei handelt es sich um zeitlich befristete Vorhaben, mit denen bestimmte Ziele verbunden sind. Ein Projekt kann komplex oder weniger komplex, zeitaufwendig oder wenig zeitaufwendig sein. Wenn ein Projekt erfolgreich beendet wird, bringt das die Beteiligten – und natürlich auch das Unternehmen als Ganzes – weiter.

Nicht immer läuft bei Projekten aber alles nach Plan. Mitunter stoßen die Beteiligten auf ein Problem, das sie nicht vorhergesehen haben. Dadurch werden sie womöglich zeitlich zurückgeworfen, oder sie wissen nicht, mit welchen Mitteln sie das Hindernis überwinden können. Es kann auch sein, dass ein Risiko eintritt, das man zwar vielleicht auf dem Schirm hatte, von dem man aber gehofft hat, man könne es vermeiden. In solchen Fällen steckt das Projekt in einer Krise.

Wann genau eine Projektkrise gegeben ist, ist dabei eine Frage der subjektiven Einschätzung. Manchmal ist eine Situation gemeint, die lediglich für mehr Arbeit sorgt, aber ansonsten relativ problemlos überwunden werden kann. Ebenso kann es sein, dass die Beteiligten aus eigener Kraft nicht mehr vorankommen und die mit dem Projekt verbundenen Ziele verfehlen.

Welche Auswirkungen Projektkrisen haben können

Projektkrisen können dazu führen, dass ein Projekt weniger erfolgreich durchgeführt wird – man erreicht vielleicht nicht alle Ziele, weil nicht alles im abgesteckten Zeitrahmen machbar war. Oder aber das Projekt verzögert sich oder die Kosten steigen, was zu Ärger mit dem Chef, Kunden und Geschäftspartnern führen kann. Auch der Ruf der Firma kann leiden, wenn es zu Verzögerungen kommt. Schlimmstenfalls führt eine Projektkrise dazu, dass das gesamte Projekt scheitert.

Projektkrisen sind ein Risiko, was bei allen Projekten besteht. Auch wenn es sich niemand wünscht – Projektkrisen sind keine Seltenheit, sondern kommen immer wieder vor. Umso wichtiger ist es, vorzubeugen, damit es gar nicht erst zu Problemen bei der Durchführung von Projekten kommt. Dabei ist es auch wichtig, typische Ursachen für Projektkrisen zu kennen. Wer weiß, warum Projekte scheitern können, kann das in seiner Planung berücksichtigen. Dass es zu einer Projektkrise kommt, wird dann unwahrscheinlicher.

Häufige Gründe, warum Projekte scheitern oder in eine Krise geraten

Manchmal gerät ein Projekt trotz bester Planung in eine Krise. Es passiert dann zum Beispiel etwas Unvorhersehbares, das das Projekt gefährdet. Dieses Risiko besteht immer. Häufiger sind Projektkrisen aber auf bestimmte Ursachen zurückzuführen, auf die die Beteiligten durchaus Einfluss haben. Oft sind es Handlungsfehler von Mitgliedern des Projektteams, die Projekte in eine Krise stürzen. Typische Gründe, warum Projekte scheitern können, stellen wir Ihnen hier vor.

Mangelnde Planung

Der wohl größte Fehler bei der Planung von Projekten besteht darin, gar nicht wirklich zu planen. Es mag trotzdem ein Ziel geben, es mag auch eine grobe Vorstellung davon geben, wie man dieses Ziel erreichen kann. Die Einzelheiten bleiben aber unklar. Das kommt vor allem dann vor, wenn die Beteiligten sich Hals über Kopf in ein neues Projekt stürzen. Sie wollen sofort loslegen, um möglichst rasch Ergebnisse zu sehen. Bei kleineren Aufgaben mag das hin und wieder funktionieren, aber vor allem bei komplexeren Projekten ist so ein Vorgehen schon fast ein Garant für eine Projektkrise.

Unklare Ziele

Projekte sollten immer mit einer klaren Zielsetzung verbunden sein. Eindeutig formulierte, nachvollziehbare und messbare Ziele, die jedem Teammitglied bewusst sind, sind wichtig, um die nötigen Schritte gehen zu können. Bleiben die Ziele hingegen unklar oder sind zu schwammig formuliert, kann das ein Grund sein, warum Projekte scheitern. Die Beteiligten können dann weniger planmäßig vorgehen und ihre Zeit und Arbeitskraft nicht optimal einsetzen.

Unrealistische Ziele

Ein Problem sind auch unrealistische Zielvorgaben. Es kommt immer wieder vor, dass der Arbeitgeber oder ein Kooperationspartner die Richtung vorgibt, dabei aber nicht ausreichend darauf achtet, ob die Ziele auch tatsächlich erreicht werden kann. Oft werden dann herausragende Ergebnisse erwartet, obwohl man nur wenige Mitarbeiter einsetzen möchte, deren Zeit und Ressourcen knapp bemessen sind. Solche überzogenen Erwartungen können nur enttäuscht werden.

Zu wenig Kapazitäten

Ambitionierte Projektziele bei geringen Kapazitäten? Dieser Ansatz ist zum Scheitern verurteilt. Die beteiligten Mitarbeiter brauchen genügend Zeit, um sich dem Projekt so widmen zu können, wie es nötig ist. Sie dürfen also nicht anderweitig zu stark eingebunden sein. Haben sie hingegen eine hohe Arbeitsbelastung und viel Druck, leidet darunter nicht nur die Quantität dessen, was sie schaffen. Sie machen auch eher Fehler oder die Ergebnisse sind nicht so gut, wie sie unter besseren Bedingungen sein könnten.

Kommunikative Probleme

Projektkrisen können auch mit der Kommunikation zwischen den Beteiligten zusammenhängen. Wenn etwa wichtige Informationen nicht mit anderen geteilt werden oder einfach zu wenig über bestimmte Dinge gesprochen wird, kann das zu Missverständnissen führen oder dazu, dass Aufgaben unerledigt bleiben. Vielleicht sind die Verantwortlichkeiten unklar, oder es gibt unterschiedliche Auffassungen, was die Vorgehensweise angeht. Daraus entstehen schnell Probleme, außerdem schöpft das Projektteam sein Potenzial auf diese Weise nicht aus.

Unzureichende Qualifikationen und Erfahrungen bei Beteiligten

Wenn Projekte in eine Krise geraten oder scheitern, kann das auch mit der personellen Zusammensetzung des Projektteams zusammenhängen. Vielleicht sind Mitarbeiter beteiligt, die nicht die nötigen Qualifikationen oder Erfahrungen haben, um das Projekt wie vorgesehen durchführen zu können. Hier sind Arbeitgeber und Führungskräfte gefragt, genau zu überlegen, wie Projektteams optimal zusammengesetzt werden können.

Mehr Aufgaben als gedacht

Keine Frage, gerade umfangreiche und länger dauernde Projekte lassen sich nie zu hundert Prozent planen. Es gibt immer Unwägbarkeiten, die im Verlauf des Projekts auftreten können oder auch nicht. Was genau zu tun ist, weiß man manchmal erst wirklich, wenn es soweit ist. Kommen allerdings ständig neue Aufgaben hinzu, sodass sich der Umfang des Projekts immer weiter vergrößert, ist das ein Problem, das ein Projekt leicht in die Krise stürzen kann.

Es kann zum Beispiel sein, dass der Chef plötzlich Extra-Wünsche hat oder dem Kunden noch etwas eingefallen ist, was er zusätzlich erledigt haben möchte. Die Projektmitglieder haben dann mehr Arbeit, womöglich gerät der Zeitplan in Gefahr und die Kosten steigen. Dadurch kann ein Projekt trotz guter Planung ins Straucheln geraten.

Projektkrisen durch umsichtige Planung vorbeugen

Viele Probleme, die zu Projektkrisen führen können, sind hausgemacht. Das heißt im Umkehrschluss: mit guter Planung kann man ihnen vorbeugen. Projekte sollten immer so gründlich und detailliert wie möglich geplant werden. Die Projektziele können ruhig ambitioniert sein, müssen aber auch machbar sein. Verantwortliche sollten gut überlegen, welche Mitarbeiter beteiligt werden und wer welche Aufgaben übernehmen soll. Erfahrungen, Kompetenzen, aber auch die Persönlichkeiten der Mitarbeiter sind hierbei die entscheidenden Faktoren.

Zur Projektplanung gehört es, dem Projekt ein angemessenes Budget zuzuweisen und einen realistischen Zeitplan aufzustellen. Wenn es klare Zwischenziele gibt, kann der Projektfortschritt überprüft werden. Dadurch fällt eher auf, wenn es an der einen oder anderen Stelle hakt. Mögliche Hindernisse und Probleme sollten möglichst schon im Vorfeld antizipiert werden. So kann man sie nicht nur eher erkennen, falls sie auftreten, sondern auch aktiv etwas dafür tun, sie zu vermeiden.

Bei jedem Projekt ist eine gute Kommunikation essenziell. Teams, bei denen es diesbezüglich Probleme gibt, erreichen oft weniger. Regelmäßige Meetings und ein offener Austausch sind für eine erfolgreiche Projektarbeit grundlegend. Die Beteiligten sollten auch regelmäßig überprüfen, wo das Projekt steht und ob alles nach Plan läuft.

Tipps zum Umgang mit Projektkrisen: Schritt für Schritt aus der Krise

Was, wenn ein Projekt bereits in der Krise steckt? In erster Linie ist es wichtig, so früh wie möglich gegenzusteuern. Normalerweise gerät man nicht von heute auf morgen in eine Krise. Die Anzeichen dafür kann man oft schon sehr früh erkennen – wenn man denn hinschaut. Es ist also wichtig, mögliche Warnzeichen zu sehen und zu handeln. Das kann zum Beispiel sein, dass man nicht so schnell vorankommt wie gedacht oder geplant, dass Aufgaben länger dauern oder man immer stärker vom Plan abweicht. Auch Frust und schlechte Stimmung im Projektteam sind ein Hinweis darauf, dass etwas schiefläuft.

Je früher man bei den ersten Anzeichen auf eine Projektkrise handelt, desto unwahrscheinlicher ist es, dass die Krise sich verfestigt und für ernsthafte Probleme sorgt, oder dass das Projekt deshalb gar scheitert. Hier erfahren Sie, wie Sie Projektkrisen Schritt für Schritt überwinden können.

1. Schritt: Die Krise als solche anerkennen

Sich einzugestehen, dass man in einer Krise steckt oder zumindest auf eine zusteuert, ist der entscheidende erste Schritt. Nun darf man nicht einfach weitermachen wie bisher, in der Hoffnung, dass sich schon alles von selbst richten wird. Leider passiert das viel zu häufig: Oft haben alle Beteiligten insgeheim ein schlechtes Gefühl, tun aber nichts. Besser ist es, die Lage gründlich und selbstkritisch zu analysieren.

2. Schritt: Die Lage analysieren

Die Verantwortlichen sollten versuchen, herauszufinden, wie es zu der Krise kommen konnte. Hierzu sind die Einschätzungen des Projektleiters und der Mitglieder des Projektteams essenziell. Bei ernsthaften Projektkrisen kann es aber sein, dass das Team sie nicht aus eigener Kraft überwinden kann. In dem Fall ist es oft besser, externe Profis zu beteiligen. Erfahrene Problemlöser wissen nicht nur, wo man ansetzen kann. Als Außenstehende können sie auch oft klarer erkennen, wo die Ursache des Problems liegt. Die Beteiligten selbst sind hingegen oft betriebsblind und schätzen die Lage womöglich falsch ein.

3. Schritt: Optionen abwägen

Im nächsten Schritt geht es darum, Handlungsmöglichkeiten ausfindig zu machen und abzuwägen. Ist eine Lösung überhaupt noch möglich? Oder stoppt man das Projekt lieber, weil es zu nichts führen würde, weiterzumachen – und man die Lage dadurch vielleicht sogar noch verschlimmern könnte? Welche Optionen sich für eine Lösung der Projektkrise eignen könnten, hängt von ihren Ursachen ab. Wichtig ist, sich bei der Suche nach Lösungen genügend Zeit zu lassen, um wirklich tragfähige Konzepte entwickeln zu können.

4. Schritt: Individuelle Lösungen entwickeln

Zu den Gründen, warum Projekte scheitern, gehört ein falscher Umgang mit Projektkrisen. Besonders problematisch ist es, wenn (vermeintliche) Lösungen gewählt werden, die im Einzelfall nicht optimal geeignet sind. Sie mögen sich an anderer Stelle bewährt haben, aber jedes Projekt ist einzigartig – und damit auch jede Projektkrise. Somit sind individuelle Lösungen gefragt.

Eine Projektkrise zu beheben ist dabei ein Projekt für sich. Man braucht dafür einen tragfähigen, detaillierten Plan. Dabei müssen Strukturen, Prozesse und Ressourcen ebenso beachtet werden wie der menschliche Faktor – die Beteiligten, ihre Persönlichkeiten, Kompetenzen, Erfahrungen und Beziehungen zueinander. Wenn die Projektziele und der Weg dorthin neu festgelegt wurden, kann die Krise im besten Fall überwunden werden. Ob das möglich ist, hängt nicht zuletzt davon ab, ob dabei alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Wenn einzelne oder mehrere Beteiligte nicht mehr an den Erfolg glauben und weniger Einsatz bringen, wird es schwierig, die Projektkrise zu überwinden.

Warum in der Krise auch eine Chance liegt

Krisen haben einen schlechten Ruf. Viele Menschen versuchen instinktiv, sie zu vermeiden. Dabei können Krisen durchaus Vorteile mit sich bringen, denn sie bieten die Chance, sich zu entwickeln. Projektkrisen können falsche Vorstellungen, Vorgehensweisen und Ansätze aufdecken. Selbst aus einem vollends gescheiterten Projekt kann man lernen: Die Erfahrungen mit diesem Projekt ermöglichen es den Beteiligten, es beim nächsten Mal besser zu machen. Sie sind besser auf mögliche Hindernisse und Störfaktoren vorbereitet. Wer Projektkrisen erlebt hat, hat auf die Frage „Warum scheitern Projekte?“ eher eine Antwort – und kann dem mit geeigneten Maßnahmen vorbeugen.

In einer Krise liegt auch die Chance eines Neustarts. Im besten Fall gelingt es dem Projektteam, die Ursache für die Krise zu beheben und anschließend mit voller Kraft vorauszublicken. Manchmal ist das Endergebnis dabei sogar besser, als es ohne Krise der Fall gewesen wäre.

Bei der Planung von Projekten sollten Projektkrisen zwar einkalkuliert werden. Man sollte Krisen aber nicht so sehr fürchten, dass man sich Herausforderungen nicht mehr stellt. Dann erreichen das Team und damit auch der Arbeitgeber weniger, und die einzelnen Mitarbeiter verpassen wertvolle Gelegenheiten, sich zu beweisen und weiterzuentwickeln.

Bildnachweis: Roman Samborskyi / Shutterstock.com

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