Zeitmanagement: 6 Regeln, 4 Methoden und nützliche Tools

Haben Sie am Ende des Arbeitstages oder gar der gesamten Arbeitswoche das Gefühl, dass Sie nicht wirklich etwas erledigt haben? Dann könnte es höchste Zeit sein, sich mit Zeitmanagement zu beschäftigen. Es gibt nämlich eine ganze Reihe nützlicher Methoden, Tools und Regeln, die Ihnen dabei helfen können, Ihren Tag zu strukturieren und so die Zeit effizienter zu nutzen.

Ein Mann sitzt vor einem Papierhaufen, er hat ein schlechtes Zeitmanagement

Zeitmanagement: Was ist das überhaupt?

Das Zeitmanagement umfasst in erster Linie Maßnahmen, die dazu beitragen können, effektiver, effizienter und damit produktiver zu arbeiten. So gesehen gibt uns gutes Zeitmanagement mehr zeitliche Flexibilität und Freiraum – und die können wir dann für andere Dinge nutzen, wie beispielsweise früher Feierabend zu machen.

Tatsächlich ist es aber gar nicht so einfach, seine Gewohnheiten zu ändern und fortan auf verschiedene Regeln und Methoden des Zeitmanagements zu setzen. Denn das bedeutet eben auch, dass wir unseren Tagesablauf umstellen müssen.

Zeitmanagement heißt also nicht nur, sich für eine bestimmte Methode zu entscheiden, sondern auch dafür offen zu sein, die eigenen Angewohnheiten und Prioritäten zu ändern. Zeitmanagement ist zum großen Teil also auch Selbstmanagement.

Zeitmanagement: Diese Methoden können helfen

Glücklicherweise gibt es eine ganze Reihe unterschiedlicher Methoden und Zeitmanagement-Regeln, die Ihnen dabei helfen können, den Tag – und damit ist nicht nur der Arbeitstag gemeint – besser zu strukturieren und effektiv zu nutzen.

Not-To-Do-Liste

Diese Methode des Zeitmanagements klingt zunächst vielleicht etwas paradox. Denn statt sich darüber Gedanken zu machen, was am Tag oder im Laufe der Woche erledigt werden muss, kommt auf diese Liste das genaue Gegenteil davon: Diejenigen Aufgaben, die auf keinen Fall erledigt werden müssen.

Die Liste kann deshalb auch vor Zeitfressern schützen. Wer sich auf seiner Not-To-Do-Liste zum Beispiel notiert, dass er heute mal nicht in die sozialen Netzwerke schaut, kann eine Menge Zeit sparen. Denn jede Ablenkung von der Arbeit kostet viel Zeit. Bis wir an dem Punkt weitermachen können, an dem wir unsere Arbeit unterbrochen haben, brauchen wir im Schnitt fünf bis zehn Minuten. Bei mehreren Ablenkungen über den Arbeitstag verteilt kommt da schnell die ein oder andere Stunden zusammen.

Die Not-To-Do-Liste kann helfen, die häufigsten Zeitfresser zu vermeiden und sich mehr Selbstdisziplin anzutrainieren. Wir erinnern uns: Auch Selbstmanagement ist beim Zeitmanagement gefragt.

Eisenhower-Matrix

Diese Zeitmanagement-Methode zählt zu den Klassikern: Um die täglichen Aufgaben sinnvoll zu strukturieren, werden sie in eine Vier-Felder-Matrix eingeteilt:

  1. Wichtig und Eilig: Diese Aufgaben sollten sofort erledigt werden.
  2. Eilig, aber unwichtig: Nicht selbst erledigen, sondern delegieren.
  3. Wichtig, aber nicht eilig: Vorerst nicht erledigen, aber einen festen Termin für die Aufgabe einplanen.
  4. Unwichtig und nicht eilig: Vermutlich können Sie diese Aufgabe streichen und vergessen. Alternativ können Sie sie ablegen und bei Bedarf wieder darauf zurückkommen.

Eat the Frog

Kennen Sie das? Sie haben eine unangenehme Aufgabe zu erledigen – und weil sie diese so ungern angehen, schieben Sie sie vor sich her. Vielleicht wollen Sie sich ein wenig Zeit erkaufen, bevor Sie sich der Aufgabe letztlich doch widmen müssen. Doch dieser Plan hat eine klare Kehrseite.

Denn Sie wissen, dass die unangenehme Aufgabe noch vor Ihnen liegt – und das schlägt auf die Stimmung. Schlimmstenfalls hemmt die Aussicht darauf sogar Ihre Motivation. Oder Sie füllen die Zeit mit Scheinarbeit, die gar keine echte, produktive Arbeit ist, nur um sich nicht mit der eigentlichen Aufgabe zu befassen.

Sie ahnen es vermutlich schon: Das ist genau der falsche Weg. Denn auf diese Weise wird der Stapel an unerledigter Arbeit immer größer und die Laune schlechter. Dabei ist die Lösung simpel: Eat the Frog – essen Sie den (metaphorischen) Frosch gleich zu Beginn Ihres Arbeitstages. Wenn Sie das Schlimmste sofort erledigt haben, geht Ihnen die übrige Arbeit schneller und einfacher von der Hand. Von dem Motivationsschub ganz zu schweigen, den es mit sich bringt, wenn Sie den Frosch sofort verfrühstücken.

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik setzt auf einen klaren Wechsel zwischen Arbeit und Pausen. Um diese Technik anzuwenden, ist jedoch ein bisschen Vorarbeit nötig. Sie müssen Ihre einzelnen Aufgaben so strukturieren und aufteilen, dass sie jeweils in ein Zeitintervall passen. Das verlangt zu Anfang ein wenig Übung, zahlt sich aber aus. Denn auch die Pomodoro-Technik verspricht, Ihnen beim Zeitmanagement zu helfen.

Und so funktioniert die Technik:

  1. Alle zu erledigenden Aufgaben notieren
  2. Timer auf 25 Minuten stellen
  3. 25 Minuten konzentriert an der ersten Aufgabe arbeiten
  4. 5 Minuten Pause machen
  5. Weiterarbeiten – wieder 25 Minuten lang
  6. Nach insgesamt vier Durchgängen eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten einlegen

Regeln für effizientes Zeitmanagement

Daneben gibt es noch allgemeinere Tipps und Regeln, die das Zeitmanagement optimieren können:

  • Multitasking vermeiden: Tatsächlich kostet Multitasking mehr Zeit, als es einspart. Denn um sich in neue Aufgaben einzufinden, ist Vorbereitungszeit nötig. Gibt es nun mehrere Aufgaben, die vermeintlich gleichzeitig erledigt werden, wird viel Zeit verschwendet. Beim Wechsel von einer zur nächsten Aufgabe fällt jedes Mal aufs Neue Vorbereitungszeit an.
  • Routinen etablieren: Ein geregelter Tagesablauf hilft dabei, die zur Verfügung stehende Zeit bestmöglich zu nutzen. Am besten klappt das, wenn dieser routinierte Tagesablauf in Fleisch und Blut übergeht – dann wird die Zeit noch effizienter genutzt, da Sie den Ablauf nicht jedes Mal explizit planen müssen.
  • Aufgaben abgeben: Für einige Zeitgenossen ist das sowohl beruflich als auch privat eine echte Herausforderung. Sie übernehmen Dinge am liebsten selbst und delegieren nur ungern an andere. Das führt jedoch zu unnötig viel Stress und Druck – der sich vermeiden ließe.
  • Analysen einplanen: Ebenfalls wichtig für effektives Zeitmanagement ist die nachträgliche Analyse. Nur so können Sie herausfinden, welche Regeln und Methoden sich wirklich ausgezahlt haben. Denn welche Variante die größte Effizienzsteigerung bringt, ist individuell verschieden.
  • Pufferzeiten reservieren: Auch geübte Zeitmanager brauchen manchmal länger als ursprünglich geplant. Für diesen Fall sollten Sie zeitliche Puffer einplanen. So schaffen Sie es trotz Ablenkung oder Störung Ihr Tagesziel zu erreichen. Und wenn Sie den Puffer nicht brauchen: umso besser! Dann haben Sie einfach früher Feierabend.
  • Pausen machen: Es ist fast unmöglich, den gesamten Tag konzentriert und motiviert zu arbeiten. Hin und wieder müssen wir eine Pause einlegen, um unsere Energiereserven aufzutanken und den Kopf frei zu bekommen. Nur so können wir danach erfrischt an die Arbeit gehen. Pausen sollten Sie daher auf keinen Fall unterschätzen, sondern ganz bewusst einplanen. Je nachdem, welche Zeitmanagement-Methode Sie nutzen, sind Pausen ohnehin integriert.

Diese Tools können bei der Selbstorganisation unterstützen

Mittlerweile gibt es eine erstaunliche Anzahl digitaler Helfer, Programme und Apps, die Sie bei Ihrem Zeitmanagement unterstützen können. Auch hier gilt, dass Sie es vermutlich selbst ausprobieren müssen, mit welchem kleinen Helfer Sie am besten zurechtkommen.

Zum Beispiel diese hier stehen zur Auswahl:

  • Todoist: Eine klassische To-Do-Liste – die man übrigens auch als Not-To-Do-Liste verwenden kann –, die sich für verschiedene Zwecke eignet: Einkaufsliste schreiben, Projekte überwachen, tägliche Aufgaben festhalten. Außerdem lässt sich Todoist sowohl auf dem PC als auch auf dem Smartphone installieren und somit synchronisieren – so sind Sie immer und überall auf dem aktuellen Stand.
  • Remember the Milk: Dieses Tool informiert Sie über alle anstehenden Aufgaben. Dazu synchronisiert sich das Programm mit allen Geräten und erinnert Sie so überall an Dinge, die noch zu erledigen sind.
  • KanbanFlow: Wer die Projektmanagement-Methode Kanban nutzt, der sollte auch die Anwendung KanbanFlow kennen. Dieses Programm gibt es aktuell ausschließlich als Web-Anwendung, was jedoch kein Nachteil sein muss.
  • Pomodoro-Tracker: Wer die Pomodoro-Technik anwendet, kommt ohne einen Zeittracker nicht aus. Denn so können Aufgaben genau getaktet werden.
  • Focus Booster: Dieses Tool ist eine Weiterentwicklung des klassischen Pomodoro-Trackers. Die Anwendung kann nicht nur die Zeit messen, sondern bietet auch die Möglichkeit statistischer Auswertungen.

Bildnachweis: Elnur / Shutterstock.com

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