Mitarbeitergespräch meistern: Stärken zeigen, Ziele setzen

Für viele Beschäftigte ist das Mitarbeitergespräch eine lästige Pflicht. Diese Sichtweise sollten Sie überdenken: Statt sich nur anzuhören, was der Chef oder die Chefin zu sagen hat, lohnt es sich, den Termin als Chance zu sehen. Wer das Mitarbeitergespräch richtig nutzt, kann damit seine persönliche und berufliche Entwicklung fördern. Hier erfahren Sie, wie Sie sich optimal vorbereiten und das Gespräch in Ihrem Sinne beeinflussen können.

Mitarbeitergespräch: Zweck und Bedeutung

In vielen Unternehmen finden regelmäßig Mitarbeitergespräche statt. Gängig ist ein Jahresgespräch, Mitarbeitergespräche können aber auch nach dem Abschluss von Projekten oder zu anderen Anlässen angesetzt werden, etwa bei Konflikten. Dabei handelt es sich um einen Austausch zwischen einem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten.

Im Jahresgespräch geht es darum, dem Beschäftigten Feedback zu geben. Die Führungskraft teilt ihm mit, wie zufrieden sie mit seinen Leistungen und seinem Engagement ist. Zugleich hat der Mitarbeiter seinerseits die Gelegenheit, zurückzumelden, wie er seine Arbeit und deren Rahmenbedingungen empfindet.

Häufig einigen sich Beschäftigte und Vorgesetzte in Mitarbeitergesprächen auf individuelle Ziele. Ziele werden gemeinsam festgelegt und es wird definiert, wie der Fortschritt gemessen werden kann. In späteren Gesprächen geht es darum, ob Ziele erreicht wurden und inwieweit die Arbeit des Beschäftigten den Erwartungen des Chefs oder der Chefin entspricht.

Ein Mitarbeitergespräch ist eine gute Gelegenheit, den Grundstein für die weitere Entwicklung eines Mitarbeiters zu skizzieren. Die Beteiligten identifizieren gemeinsam, wo Chancen zur Entwicklung liegen und was dafür nötig ist. Gemeinsam planen sie weitere Schritte.

Neben den genannten Aspekten liegt in Mitarbeitergesprächen die Chance, den Austausch untereinander unddie Beziehung zu stärken. Das trägt zu einem vertrauensvollen Miteinander bei und kann die Mitarbeiterbindung ebenso erhöhen wie die Motivation der Beschäftigten.

Typische Themen im Mitarbeitergespräch

Ein Mitarbeitergespräch bietet die Möglichkeit, über unterschiedliche Themen zu sprechen, die im Joballtag oder in besonderen Situationen relevant sind. So soll die Zusammenarbeit verbessert und die persönliche Entwicklung des betreffenden Mitarbeiters gefördert werden. Hier erfahren Sie mehr darüber, um welche Aspekte es in Mitarbeitergesprächen typischerweise geht.

Leistungen

Eine Beurteilung der Leistungen des Mitarbeiters ist ein zentrales Thema im Mitarbeitergespräch. Der Vorgesetzte gibt dem Beschäftigten eine Rückmeldung darüber, wie er sich nach seiner Auffassung macht, was gut läuft und wo es noch Luft nach oben gibt.

Ziele und Fortschritte

Ein weiterer typischer Bestandteil von Mitarbeitergesprächen sind Zielvereinbarungen. Die Führungskraft einigt sich mit dem Mitarbeiter auf individuelle Ziele für einen bestimmten Zeitraum, zum Beispiel das kommende Jahr. Außerdem können bisherige Fortschritte reflektiert und Zielvereinbarungen angepasst werden, falls das nötig erscheint.

Persönliche Entwicklung

In einem Mitarbeitergespräch steht die persönliche und berufliche Entwicklung des Mitarbeiters im Vordergrund. Es geht darum, Potenziale und Möglichkeiten zu erkennen und zu fördern. Beschäftigte und ihre Vorgesetzten können zum Beispiel darüber sprechen, welche Kompetenzen der Mitarbeiter ausbauen möchte und welche Möglichkeiten es dafür gibt.

Zufriedenheit

In einem Mitarbeitergespräch kann der Vorgesetzte deutlich machen, wie zufrieden er mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter ist. Zugleich haben die Beschäftigten die Chance, ihrerseits darüber zu sprechen, wie sie die Mitarbeit empfinden. Wenn ihre Erwartungen nicht voll erfüllt werden, können sie Verbesserungsvorschläge machen oder gemeinsam mit dem Chef oder der Chefin nach Optimierungsmöglichkeiten suchen.

Arbeitsbedingungen

Wie läuft es im Arbeitsalltag? Hat der Beschäftigte alles, was er benötigt, um seine Aufgaben gut und effizient zu erledigen? Auch das ist ein typisches Thema in einem Mitarbeitergespräch.

Konflikte und Probleme

In einem Mitarbeitergespräch können auch Konflikte und Probleme zur Sprache gebracht werden, und zwar von beiden Seiten. In einem konstruktiven Austausch können sich der Mitarbeiter und die Führungskraft darauf fokussieren, wie die Situation verbessert werden kann.

So ist der Ablauf beim Mitarbeitergespräch

Bei der Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch hilft es, sich den Ablauf vor Augen zu führen. Ein Mitarbeitergespräch beginnt mit der Begrüßung und Einleitung. Ihr Chef oder Ihre Chefin wird Ihnen erläutern, worum es bei dem Gespräch geht – in der Regel darum, Ihre Leistungen und Fortschritte zu beurteilen. Durch Small Talk kann eine angenehmere, vertrauensvolle Atmosphäre geschaffen werden.

Nach der Begrüßung folgt in der Regel ein Rückblick auf den Zeitraum, der seit dem letzten Mitarbeitergespräch vergangen ist. Der Vorgesetzte gibt Ihnen eine Rückmeldung darüber, wo Sie seiner Ansicht nach stehen. Er gibt Ihnen Feedback zu Ihren Leistungen, Ihren Stärken und Verbesserungspotenzialen. Auch Sie selbst haben die Gelegenheit, Ihre Leistungen einzuschätzen und über Ihre Einschätzung der Situation zu sprechen. Zugleich werden Zielvereinbarungen überprüft.

Sowohl der Vorgesetzte als auch der Beschäftigte können einander Feedback geben. Mitarbeiter können dem Chef mitteilen, was aus ihrer Sicht gut gelaufen ist und wo sie sich mehr Unterstützung gewünscht hätten. Sie können dabei Verbesserungsvorschläge einbringen und konstruktive Kritik äußern.

Neue Ziele werden vereinbart

Anschließend richten die Beteiligten den Blick in die Zukunft, indem sie neue Ziele vereinbaren. Die Gesprächspartner einigen sich dabei auch darauf, wie Fortschritte überprüft werden können. Es geht außerdem um die persönliche und berufliche Entwicklung des Mitarbeiters und wie der Arbeitgeber sie fördern kann. Auch Karrierechancen und Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens können Teil des Gesprächs sein.

Zum Schluss folgt meist eine Zusammenfassung der wichtigsten Aspekte des Mitarbeitergesprächs. Der Termin für das nächste Mitarbeitergespräch kann bereits festgelegt werden. Gegebenenfalls werden noch weitere Übereinkünfte getroffen, bevor sich die Gesprächspartner verabschieden. Häufig werden die wichtigsten Vereinbarungen schriftlich dokumentiert, damit es keine Missverständnisse gibt. Diese Aufgabe übernimmt der Vorgesetzte.

Tipps zur Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch

Für Arbeitnehmer ist es vorteilhaft, sich auf das Mitarbeitergespräch vorzubereiten. Der erste Schritt besteht dabei darin, zu reflektieren, wo man sich selbst sieht. Hierzu können Sie sich fragen, wie Sie Ihren aktuellen Leistungsstand beurteilen. Denken Sie dabei an wichtige Aufgaben und Projekte, die hinter Ihnen liegen. Wie gut lief es? Sind Sie auf Hindernisse gestoßen oder gab es Raum für Verbesserung? Es kann hilfreich sein, sich diese Gedanken zu notieren und die Notizen mit ins Mitarbeitergespräch zu nehmen.

Im Vorfeld eines Mitarbeitergesprächs sollten Sie sich mit den Zielvereinbarungen aus dem letzten Gespräch befassen. Führen Sie sich noch einmal vor Augen, welche Ziele Sie mit ihrem Chef oder ihrer Chefin vereinbart haben. Haben Sie diese Ziele erreicht? Falls nicht, woran lag das? Wie haben Sie versucht, die besten Ergebnisse zu erzielen? In diesem Zusammenhang können Sie sich auch schon Gedanken darüber machen, welche neuen Ziele Sie mit ihrem Vorgesetzten vereinbaren können.

Sehen Sie das Mitarbeitergespräch als Gelegenheit, Ihrem Vorgesetzten Feedback zu geben. Machen Sie sich darüber Gedanken, wie zufrieden Sie mit Ihrem Job und der Unterstützung durch den Vorgesetzten sind. Sachliche Argumente helfen Ihnen dabei, Ihren Punkt zu verdeutlichen. Möglicherweise gibt es im Vorfeld des Mitarbeitergesprächs Fragen und Antworten, die Sie schon vorbereiten können. Das kann Ihnen dabei helfen, fokussierter ins Gespräch zu gehen und souveräner aufzutreten.

Vor dem Mitarbeitergespräch sollten Sie nicht zuletzt an die Zukunft denken. Überlegen Sie sich, wo Ihre beruflichen Ziele liegen und wie Sie sich persönlich entwickeln möchten. Vielleicht gibt es Weiterbildungen, die Sie interessieren, oder Sie möchten sich gern stärker auf bestimmte Tätigkeiten fokussieren. Sprechen Sie diese Dinge beim Gespräch mit dem Chef oder der Chefin an.

Mitarbeitergespräch: Tipps für Mitarbeiter

Bei vielen Beschäftigten weckt der Gedanke an ein Mitarbeitergespräch keine Freude. Oft liegt das daran, dass die Betroffenen das Gespräch als einseitige Sache sehen. Sie hören sich an, was der Chef oder die Chefin ihnen zu sagen hat, nehmen aber die Gelegenheit nicht wahr, ihrerseits Feedback zu geben. Das ist nicht das Mindset, mit dem Sie an ein Mitarbeitergespräch herangehen sollten. Sehen Sie das Mitarbeitergespräch lieber als Möglichkeit, Ihre Arbeitsbedingungen zu beeinflussen und aktiv auf eine positive Entwicklung in der Zukunft hinzuwirken.

Für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch ist es wichtig, dass Sie sich gut darauf vorbereiten. Beschäftigen Sie sich mit allen Aspekten, um die es in dem Gespräch mit dem Vorgesetzten gehen wird. Stellen Sie sich dabei vor, welche Rückmeldung Ihnen Ihr Chef oder Ihre Chefin möglicherweise geben wird. Welche Kritik könnte die Führungskraft anbringen und was könnten Sie entgegnen? Wenn Sie sich mit solchen Fragen im Vorfeld schon auseinandergesetzt haben, können Sie im Gespräch überzeugender und selbstbewusster auftreten.

Für ein konstruktives Gespräch ist es wichtig, dass Sie offen sind und Kritik nicht als etwas Negatives sehen. Es liegt in der Natur des Menschen, nicht gern kritisiert zu werden. Ehrliches Feedback bietet jedoch eine Chance, sich weiterzuentwickeln, zu wachsen und erfolgreicher zu werden. Hören Sie deshalb genau hin, was Ihnen der Vorgesetzte rückmeldet. Reagieren Sie auf Kritik nicht beleidigt oder emotional – das würde nur für unnötige Spannungen sorgen.

Möglichst konkrete Ziele vereinbaren

Fragen Sie nach, wenn Ihnen etwas unklar ist. Wenn Sie die Kritik des Chefs nicht teilen, sagen Sie das ruhig offen. Im besten Fall können Sie Gegenargumente bringen, um falsche Annahmen zu entkräften. Für eine angenehme Gesprächsatmosphäre ist es wichtig, dass sie die Chefin oder den Chef ausreden lassen und sachlich bleiben, auch wenn es inhaltliche Divergenzen gibt.

Wenn es darum geht, Zielezu vereinbaren, ist es wichtig, dies in einer möglichst konkreten Art und Weise zu tun, um Missverständnisse zu vermeiden. Eine Herangehensweise kann darin bestehen, SMART-Ziele zu formulieren. Ziele sollten demnach fünf Eigenschaften erfüllen und wie folgt sein:

spezifisch
messbar
erreichbar
relevant
terminiert

So könnten Ziele zum Beispiel im Mitarbeitergespräch klingen:

Teilnahme an einem Workshop zur modernen Mitarbeiterführung innerhalb des nächsten halben Jahres
Abschluss des Projekts XY bis zum XX.XX.XXXX
Steigerung der Verkaufszahlen um X Prozent bis zum Quartal XX/XX im Vergleich zum Vorjahreszeitraum
Einbringen von mindestens drei Ideen für die Planung des Projekts XY im Laufe des Februars
Verkürzung der Antwortzeit auf Kundenanfragen auf durchschnittlich 24 Stunden bis zum Ende des Jahres (mit Unterstützung des Arbeitgebers, der zusätzliche Mitarbeiter in diesem Bereich einstellt)

Während des Gesprächs ist es hilfreich, sich Notizen zu machen. Sie können sich offene Fragen notieren und aufschreiben, was der Chef Ihnen mit auf den Weg gibt. Dadurch können Sie den größtmöglichen Nutzen aus dem Gespräch ziehen, indem Sie es später nachbereiten.

Mitarbeitergespräch: Rechte des Arbeitnehmers und rechtliche Rahmenbedingungen

Wenn Mitarbeitergespräche geführt werden, ist es wichtig, dass die rechtlichen Vorgaben beachtet werden, die für solche Gespräche gelten. Verschiedene Aspekte spielen eine Rolle:

Datenschutz: Die im Gespräch ausgetauschten Informationen unterliegen den üblichen Datenschutzbestimmungen, wie sie sich insbesondere durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das EU-Recht ergeben. Was im Mitarbeitergespräch besprochen wird, muss vertraulich behandelt werden.
Diskriminierungsverbot: Niemand darf wegen persönlicher Merkmale wie seinem Alter, seinem Geschlecht, seiner sexuellen Orientierung oder seiner ethnischen Herkunft diskriminiert werden. Das heißt im Umkehrschluss, dass Führungskräfte alle Mitarbeiter gleich behandeln müssen.
Dokumentation: Beschäftigte haben einen Anspruch darauf, eine Kopie der Aufzeichnungen ihres Vorgesetzten über den Inhalt des Mitarbeitergesprächs zu erhalten. Führungskräfte dürfen darin nur dann personenbezogene Daten verwenden, wenn es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Betriebsrat: Je nach Zweck und Inhalt des Gesprächs kann für Beschäftigte das Recht bestehen, den Betriebsrat hinzuzuziehen. Bei manchen Themen muss er sogar informiert oder angehört werden, zum Beispiel bei Kündigungen.
Kündigungsschutz: Wie sich ein Mitarbeiter in einem Mitarbeitergespräch äußert, darf für ihn in der Regel keine negativen Konsequenzen wie eine Kündigung haben. Eine Kündigung ist nur zulässig, wenn sie im Einklang mit den Vorgaben des Kündigungsschutzgesetzes und der geltenden Bestimmungen steht.

Mitarbeitergespräch: Auf diese unzulässigen Fragen müssen Sie nicht antworten

Beschäftigte haben das Recht, sich in einem Mitarbeitergespräch zu äußern und Behauptungen des Vorgesetzten zu widersprechen, wenn sie dessen Einschätzung nicht teilen.

Mitarbeiter dürfen nicht in jedem Fall gezwungen werden, bestimmte persönliche Informationen preiszugeben. Es kann sein, dass in einem Mitarbeitergespräch unzulässige Fragen gestellt werden. Das betrifft Fragen, die diskriminierend sein können oder in die Privatsphäre des Mitarbeiters eindringen. Hier sind einige Beispiele für Fragen, die Grenzen überschreiten können und dadurch in der Regel nicht zulässig sind:

„Wie steht es um Ihre Familienplanung?“
„Haben Sie einen Partner/eine Partnerin?“
„Sind Sie schwanger?“
„Sind Sie chronisch krank?“
„Was hatten Sie neulich, als Sie sich krankgemeldet haben?“
„Welche politischen Ansichten vertreten Sie?“
„Was ist Ihre Religion?“
„Trauen Sie sich eine solche Aufgabe als Frau/Mann zu?“
„Sind Sie Mitglied in einer Gewerkschaft?“

Auf unzulässige Fragen müssen Sie nicht antworten. Auch Notlügen können erlaubt sein.

Konflikte und Herausforderungen im Mitarbeitergespräch erfolgreich bewältigen

Ein Mitarbeitergespräch ist eine gute Gelegenheit für Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten, sich offen auszutauschen und sich gegenseitig Feedback zu geben. Das verläuft allerdings nicht immer ohne Spannungen. Manche Mitarbeitergespräche führen zu ernst zu nehmenden Konflikten oder haben das Potenzial, bestehende Probleme zu verschärfen.

Deshalb ist es besonders für Führungskräfte wichtig, feinfühlig zu sein und empathisch vorzugehen. Eine allzu harsch klingende Kritik, Vorwürfe, die aus Sicht des beschuldigten Mitarbeiters unzutreffend sind – solche Dinge können das Gesprächsklima schnell vergiften. Besonders problematisch ist es, wenn der Beschäftigte kritisiert wird, aber sich nicht ausreichend verteidigen darf oder seine Gegenargumente nicht ernst genommen werden.

Konflikte können auch aus Missverständnissen entstehen. So könnte es zum Beispiel sein, dass die letzten Zielvereinbarungen eher schwammig waren. Wenn der Chef nun seinen Mitarbeiter kritisiert, obwohl diesem nicht ganz klar war, was von ihm erwartet wird, trägt er an dessen Leistungen eine Mitschuld – ebenso wie an Spannungen, die das Ergebnis von entsprechenden Vorwürfen sein können.

Wenn Mitarbeiter sich nicht trauen, ihre Meinung zu sagen

Ein Problem kann sich in Mitarbeitergesprächen durch die ungleichen Machtverhältnisse ergeben. Der Mitarbeiter sitzt unweigerlich am kürzeren Hebel. Dadurch trauen sich viele Beschäftigte nicht, ihre Meinung ehrlich zum Ausdruck zu bringen oder ihrerseits kritische Rückmeldungen zu geben. Das geht zulasten des Arbeitgebers: Ein unzufriedener Mitarbeiter ist oft weniger engagiert und motiviert, außerdem steigt das Risiko einer Eigenkündigung. Das gilt umso mehr für Situationen, in denen jemand das Gefühl hat, Probleme nicht ansprechen zu können.

Um Konflikte im Mitarbeitergespräch zu vermeiden, ist es wichtig, dass sich beide Seiten sachlich und präzise äußern. Der Ton sollte freundlich und respektvoll sein. Wohlwollen und Vertrauen sind besser als Anschuldigungen, die womöglich nicht stimmen. Wenn es zu Diskussionen kommt oder der Tonfall rauer wird, kann es sinnvoll sein, das Gespräch zu unterbrechen und zu einem anderen Zeitpunkt fortzusetzen.

In ernsthaften Konflikten kommen der Vorgesetzte und sein Mitarbeiter alleine womöglich nicht weiter. Dann kann es besser sein, sich Unterstützung zu suchen. Das kann zum Beispiel der Betriebsrat sein, aber auch Mitarbeiter aus der Personalabteilung oder ein höherrangiger Vorgesetzter.

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