Offboarding: Was dazugehört und warum es so wichtig ist

Während viele Unternehmen sich um ein sorgfältiges Onboarding beim Einstieg neuer Mitarbeiter bemühen, wird das Offboarding nicht selten vernachlässigt. Dabei ist ein strukturierter, reibungsloser Austritt von scheidenden Mitarbeitern ebenso wichtig wie die sorgfältige Einarbeitung. Hier erfahren Sie unter anderem: Wie unterscheidet sich Onboarding von Offboarding? Was umfasst Offboarding? Und was ist dabei wichtig?

Offboarding: Bedeutung und Definition

Viele Unternehmen stecken viel Energie ins Onboarding, also die sorgfältige Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Genauso wichtig ist jedoch ein durchdachtes, strukturiertes Offboarding. Dabei handelt es sich um den Übergangsprozess, der auf eine Kündigung folgt, bis ein Beschäftigter das Unternehmen verlässt. Durch Offboarding kann der Ausstieg von Mitarbeitern geordnet durchgeführt werden.

Ein strukturiertes Offboarding von Mitarbeitern ist dabei sowohl für Arbeitskräfte als auch Arbeitgeber wichtig:

• Wissen, Erfahrungen und Aufgaben können reibungslos an den Nachfolger oder die Nachfolgerin übergeben werden. Mit einem klar geregelten Übergangsprozess kann verhindert werden, dass Know-how verloren geht oder Projekte unterbrochen werden müssen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

• Ein strukturiertes Offboarding kann Teil einer positiven Unternehmenskultur sein, weil es den scheidenden und neuen Mitarbeitern Wertschätzung entgegenbringt. Das trägt auch nach außen zu einem guten Image bei.

• Im Rahmen des Offboardings werden rechtliche Aspekte geregelt, etwa beim Datenschutz. Das betrifft unter anderem den Umgang mit vertraulichen Informationen, Unternehmensressourcen und sichere Zugänge. Klare Regelungen erhöhen die Sicherheit aus Unternehmenssicht und verringern rechtliche Risiken.

• Wenn Mitarbeiter die letzten Wochen und Monate im Job das Gefühl haben, weiterhin wertgeschätzt zu werden, wird es wahrscheinlicher, dass sie sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut für eine Mitarbeit interessieren. So können Unternehmen Fachkräfte leichter zurückgewinnen.

• Exit-Gespräche können für Arbeitgeber sehr aufschlussreich sein: Warum verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen (wenn er selbst gekündigt hat)? Was hat ihm gefallen, was weniger, was nimmt er mit? Aus solchem Feedback können Verantwortliche lernen – und es nutzen, um als Arbeitgeber attraktiver für bestehende und künftige Mitarbeiter zu werden.

Offboarding-Prozess: Wichtige Schritte beim Austritt von Mitarbeitern

Die Kündigung markiert den Startschuss für den Offboarding-Prozess (oder sollte das zumindest). Der damit verbundene Kündigungsprozess sollte strukturiert und transparent ablaufen. Es bedarf klarer Absprachen zwischen Arbeitgeber und -nehmer, außerdem ist es wichtig, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Das betrifft etwa die Kündigungsfristen, die sich häufig aus dem Arbeitsvertrag ergeben. Sie dürfen nicht unterschritten werden – es sei denn, die Beteiligten einigen sich darauf mit einem Aufhebungsvertrag. Ansonsten sind sie bindend.

Zum Offboarding im Rahmen einer Kündigung gehört auch ein Kündigungsgespräch. Es sollte möglichst offen, respektvoll und konstruktiv geführt werden. Hier ist Raum für Anmerkungen, Feedback und offene Fragen.

Bevor ein scheidender Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, müssen Aufgaben übergeben und Verantwortlichkeiten geklärt werden. Damit Projekte und Vorhaben geregelt weiterlaufen können, ist ein strukturierter Wissenstransfer essenziell. Einige Möglichkeiten hierfür sind etwa Dokumente zur Übergabe, verfasst vom Noch-Mitarbeiter, Handreichungen des Arbeitgebers oder persönliche Gespräche mit dem Nachfolger und/oder Kollegen. So bleibt das Know-how erhalten und unnötige Unterbrechungen und Hindernisse können vermieden werden.

Auch die Rückgabe von Firmeneigentum ist wichtig. Hierzu können neben Schlüsseln auch Diensthandys oder Laptops zählen. Mit einer Checkliste wird nichts Wichtiges vergessen und beide Seiten behalten den Überblick.

Nach einer Kündigung haben Arbeitnehmer Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, auf Wunsch auch in qualifizierter Form. Es ist ein zentrales Element des Offboardings von Mitarbeitern. Hier werden nicht nur Tätigkeiten und Eckdaten der Zusammenarbeit dokumentiert, sondern auch die Leistung und das Verhalten des Beschäftigten beurteilt. Ein wohlwollendes Zeugnis ist dabei Pflicht – das Arbeitszeugnis darf Arbeitskräften keine Steine in den Weg legen.

Emotionale und soziale Aspekte des Offboardings: Exit-Gespräch und Verabschiedung

Organisatorische und administrative Aufgaben sind nicht alles, was zum Offboarding dazugehört. Wesentlich sind dabei auch soziale und emotionale Aspekte, die Einfluss darauf haben, wie die Zusammenarbeit den Beteiligten in Erinnerung bleibt. Ein zentraler Punkt ist das Exit-Gespräch: ein offenes Abschiedsgespräch, das in der Regel der oder die Vorgesetzte mit dem scheidenden Mitarbeiter führt.

In diesem Gespräch haben beide Seiten die Gelegenheit, zu schildern, wie sie das Arbeitsverhältnis erlebt haben. Der Arbeitnehmer kann daraus Lehren für seine Zukunft ziehen und die Rückmeldungen des Arbeitgebers zur persönlichen Entwicklung nutzen. Arbeitgeber können daraus lernen, wie sie für Arbeitskräfte noch attraktivere Bedingungen schaffen können. Dafür ist es elementar, dass Mitarbeiter sich trauen, ein ehrliches Feedback zu geben. Es lohnt sich für die Verantwortlichen, sie dazu zu ermuntern.

Auch die Verabschiedung im Team spielt eine wichtige Rolle im Offboarding-Prozess. Sie gibt dem scheidenden Mitarbeiter, aber auch seinen Kolleginnen und Kollegen sowie Vorgesetzten die Möglichkeit, sich zu bedanken und zu würdigen. Eine respektvolle Verabschiedung ist nicht nur ein Zeichen der Wertschätzung für den Noch-Mitarbeiter. Sie kann auch den Zusammenhalt im verbleibenden Team stärken. Ein kleiner Umtrunk im Team, ein gemeinsames Mittagessen oder eine Feier sind nur einige Optionen, wie die Verabschiedung im Team gestaltet werden kann.

Oft sind es Kollegen, die die Verabschiedung organisieren, wenn ein Mitarbeiter geht. Grundsätzlich ist jedoch der Arbeitgeber dafür verantwortlich. Er sollte dafür Sorge tragen, dass rechtzeitig ein Abschied geplant wird – in einer Form, die dem Mitarbeiter gerecht wird.

Wissen sichern, Kontakte behalten, Zugriffe regeln – wichtige Aspekte beim Offboarding

Strukturiertes Offboarding heißt nicht nur, Kündigungsfristen einzuhalten, Firmeneigentum zurückzugeben oder die Verabschiedung des Mitarbeiters zu planen. Auch die Wissenssicherung spielt eine zentrale Rolle. Alle relevanten Prozesse, Projekte und Informationen sollten in einer Form dokumentiert werden, die der Nachfolger oder die Nachfolgerin nutzen kann.

Durch eine sorgfältige Dokumentation kann Wissen erfolgreich übergeben werden; die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Informationen verloren gehen, sinkt. Es kann in diesem Rahmen sinnvoll sein, dass scheidende Mitarbeiter festhalten, wie sie in bestimmten Situationen vorgegangen sind, welche Lösungen bei welchen Problemen funktioniert haben und an welche Ansprechpartner sich der neue Kollege oder die neue Kollegin wenden kann.

Die Übergabe von Kontakten hilft dem Nachfolger, seine Arbeit effizient zu erledigen. Persönliche Beziehungen und Netzwerke haben in vielen Jobs eine wichtige Bedeutung. Bevor sie das Unternehmen verlassen, können Arbeitskräfte wichtige Kontakte weitergeben. Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern können schriftlich notiert werden. In manchen Fällen ist es darüber hinaus sinnvoll, die betreffenden Personen persönlich miteinander bekannt zu machen. Auch die gemeinsame Teilnahme an Meetings oder beruflichen Events ist eine Option.

Während des Offboardings müssen außerdem sämtliche Zugriffsberechtigungen verwaltet werden. Dem scheidenden Mitarbeiter müssen Zugriffsrechte rechtzeitig entzogen werden, um Daten zu sichern und das Unternehmen vor Risiken zu schützen. Der Nachfolger oder die Nachfolgerin muss rechtzeitig Zugriff auf alle Systeme erhalten, weshalb dieser Aspekt frühzeitig in die Wege geleitet werden sollte. So kann ein reibungsloser Übergang gewährleistet werden.

Den Weggang eines Mitarbeiters intern und extern kommunizieren

Kommunikation spielt im Offboarding-Prozess eine wichtige Rolle. Dabei geht es sowohl um die interne Kommunikation, etwa zwischen Führungskräften und scheidenden Mitarbeitern oder gegenüber dem Rest des Teams, als auch um die Kommunikation nach außen. Alle direkt oder indirekt Beteiligten sollten jederzeit wissen, was auf sie zukommt. So bleiben keine Fragen offen.

Wenn klar ist, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen wird, sollte das frühzeitig und möglichst transparent gegenüber der übrigen Belegschaft kommuniziert werden. Die Kollegen sollten die Möglichkeit haben, mehr über die Gründe der Kündigung und den weiteren Ablauf in Erfahrung zu bringen. Womöglich ergeben sich für sie Fragen in Bezug auf ihre Arbeit, etwa bei gemeinsamen Projekten. Klare Absprachen reduzieren Unsicherheiten und beugen Missverständnissen vor.

Wenn Arbeitskräfte aus einem Unternehmen ausscheiden, spielt das oft auch für externe Personen eine Rolle. Das können zum Beispiel Geschäftspartner, Kunden oder andere geschäftliche Kontakte sein. Besonders externe Kontakte, mit denen der Mitarbeiter regelmäßig zusammengearbeitet hat, sollten über dessen Austritt informiert werden. Das kann etwa über eine E-Mail oder einen Anruf passieren. Dabei ist es wichtig, dass verdeutlicht wird, wer der neue Ansprechpartner sein wird und wie dieser zu erreichen ist. So kann die Zusammenarbeit reibungslos fortgeführt werden.

Transparenz spielt im Offboarding-Prozess eine elementare Rolle. Eine in jeder Hinsicht offene, ehrliche Kommunikation fördert Vertrauen, kann die Unternehmenskultur stärken und trägt dazu bei, dass das Arbeitsverhältnis respektvoll beendet werden kann. 

Offboarding optimal gestalten mit Checklisten, Tools & Co

Verantwortliche in Unternehmen sollten das Offboarding genauso ernst nehmen wie das Onboarding neuer Mitarbeiter. Ein durchdachter Offboarding-Prozess sorgt dafür, dass der Austritt von Beschäftigten reibungslos und wertschätzend ablaufen kann. Eine der wichtigsten Maßnahmen, um das Offboarding optimal zu gestalten, ist die Erstellung einer Checkliste. Sie gibt Aufschluss über Fragen wie:

• Welche Schritte sind im Offboarding-Prozess besonders wichtig?
• Wie läuft ein bestimmter Vorgang im Detail ab?
• Was soll beim Offboarding-Gespräch geklärt werden?
• Wie sieht ein optimales Offboarding aus? 

Mit einer standardisierten Liste kann sichergestellt werden, dass alle relevanten Schritte abgearbeitet werden. Das macht den Prozess für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar.

Zur Unterstützung von Offboarding-Prozessen kann HR-Software einen wertvollen Beitrag leisten. Moderne HR-Systeme haben oft spezielle Funktionen, mit denen administrative Aufgaben – etwa die Rückgabe von Schlüsseln oder die Rücknahme von Zugriffsberechtigungen – automatisiert ablaufen können. Mit digitaler Unterstützung kann der Prozess effizienter gestaltet werden und bindet weniger personelle Ressourcen.

Ein zentraler Aspekt des Offboardings ist das Feedback der scheidenden Mitarbeiter. Offboarding-Gespräche und Feedback-Tools können dabei helfen, eine ehrliche Rückmeldung zu erhalten. Konstruktive Hinweise von Beschäftigten sind hilfreich, um Verbesserungspotenzial aufzudecken und mögliche Schwachstellen zu identifizieren. Wenn Unternehmen solche Tools nutzen, ergibt sich dadurch oft ein stimmiges Gesamtbild, außerdem können Trends leichter erkannt werden.

Es ist essenziell, dass Offboarding-Strategien immer wieder überprüft und angepasst werden. Rahmenbedingungen, Prozesse, aber auch rechtliche Anforderungen können sich im Laufe der Zeit verändern, wodurch Anpassungen erforderlich werden können. Die Verantwortlichen sollten außerdem analysieren, ob der Offboarding-Prozess effektiv ist.  

Fazit: Warum Offboarding nicht unterschätzt werden sollte

• Nicht nur ein gelungenes Onboarding ist wichtig, auch der Offboarding-Prozess spielt eine elementare Rolle in einem Arbeitsverhältnis. Von einem strukturierten Offboarding profitieren beide – Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
• Wie das Offboarding abläuft, spiegelt die Unternehmenskultur wider. Es kann positiv oder negativ auf ein Unternehmen als Arbeitgeber zurückfallen.
• Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, müssen viele organisatorische Aspekte geklärt werden – etwa die Rückgabe von Firmeneigentum oder das Arbeitszeugnis. Auch der emotionale und soziale Umgang mit einer Kündigung darf jedoch nicht außer Acht gelassen werden.
• Eine klare, transparente Kommunikation nach innen und außen spielt beim Offboarding eine zentrale Rolle. Sie ist nicht zuletzt ein Zeichen von Wertschätzung und Fairness.
• Es ist wichtig, den Offboarding-Prozess immer wieder zu überprüfen. Auch ehrliches Feedback von scheidenden Mitarbeitern ist sehr nützlich, damit die Verantwortlichen ihre Vorgehensweise stetig optimieren können. 

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