So erstellen Sie eine präzise Arbeitsplatzbeschreibung

Ob für Zielvorgaben, zur Mitarbeiterbeurteilung oder zur Personalplanung – eine gute Arbeitsplatzbeschreibung schafft Orientierung für beide Seiten. Erfahren Sie hier, welche Vorteile eine solide Ausarbeitung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Abläufen bietet, wie man bei der Erstellung vorgeht und wofür eine Arbeitsplatzbeschreibung genutzt werden kann.

Was ist eine Arbeitsplatzbeschreibung – und welche Rolle spielt sie?

Arbeitsplatzbeschreibungen spielen in Unternehmen eine wichtige Rolle. Aus ihnen geht hervor, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten eine bestimmte Stelle umfasst. Ebenso geht es um die Rahmenbedingungen der Arbeit in Form der Arbeitsbedingungen. Darin liegt ein zentraler Unterschied zwischen Stellenbeschreibung und Arbeitsplatzbeschreibung: Eine Stellenbeschreibung bezieht sich auf die Tätigkeit an sich, während es bei der Arbeitsplatzbeschreibung um sämtliche Aspekte geht, die die Arbeit charakterisieren – inklusive Arbeitsumgebung, technischen Hilfsmitteln oder Materialien.

Der Zweck einer Arbeitsplatzbeschreibung besteht darin, Transparenz über einen bestimmten Job zu schaffen, und zwar für beide Seiten. Beschäftigte wissen dadurch genau, was der Arbeitgeber von ihnen erwartet. Der Arbeitgeber wiederum hat Transparenz darüber, wer wofür verantwortlich ist. Das ist wichtig, um Missverständnisse, doppelte Arbeit oder andere kommunikative Probleme zu vermeiden. Zugleich können Abläufe leichter standardisiert und damit effizienter gestaltet werden.

Besonders für das Management ist eine gute Arbeitsplatzbeschreibung essenziell. Sie ist eine wichtige Grundlage für die Mitarbeiterführung und dient Führungskräften als Orientierung bei ihrer täglichen Arbeit. Häufig wird die Arbeitsplatzbeschreibung für den Arbeitsvertrag herangezogen, wenn es um die Tätigkeitsbeschreibung geht. Zugleich sind Arbeitsplatzbeschreibungen ein hilfreiches Tool, um die Entwicklung von Mitarbeitern zu planen oder eine angemessene Höhe des Gehalts festzulegen. Wenn Aufgaben und Erwartungen transparent dokumentiert sind, können Vergütungsstrukturen gerecht gestaltet werden.

Rechtliche und strategische Vorteile einer guten Arbeitsplatzbeschreibung

Gut formulierte Arbeitsplatzbeschreibungen dienen Mitarbeitern und Führungskräften zur Orientierung im Arbeitsalltag. Doch nicht nur das: Sie haben auch einen wichtigen rechtlichen und strategischen Nutzen für Unternehmen.

Arbeitsplatzbeschreibungen bedeuten für Arbeitgeber eine rechtliche Absicherung. Sie sind eine wichtige Grundlage, wenn es darum geht, Arbeitsverträge aufzusetzen. Auch beim Verfassen von Arbeitszeugnissen werden sie gern herangezogen. Sie machen Aufgaben und Verantwortlichkeiten für alle Seiten nachvollziehbarer, wodurch Konflikte und Missverständnisse unwahrscheinlicher werden. Zugleich können Risiken, etwa bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen, häufig verringert werden.

Darüber hinaus bietet die Arbeitsplatzbeschreibung strategische Vorteile. Für Verantwortliche ist es leichter, Personal effizient zu planen und zu erkennen, wo noch Personalbedarf besteht. Arbeitsplatzbeschreibungen sind hilfreich bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter, erleichtern aber auch das Onboarding durch die Transparenz, die sie bezüglich der Aufgaben und Rahmenbedingungen der Arbeit schaffen. Zugleich werden Weiterbildungsmaßnahmen und andere Ansätze zur Entwicklung der Mitarbeiter besser planbar.

Auch in Bezug auf die Mitarbeiterbindung bietet die Arbeitsplatzbeschreibung Vorteile. Wenn Klarheit über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen herrscht, kann das zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und einer besseren Stimmung in Teams beitragen. Eine gute Arbeitsplatzbeschreibung fördert die Fairness und kann sich positiv auf die Motivation der Beschäftigten auswirken.

Die Bausteine einer effektiven Arbeitsplatzbeschreibung

Damit der Arbeitsplatz klar definiert ist, sollte eine Arbeitsplatzbeschreibung mehrere Bausteine enthalten. Sie sorgen dafür, dass die Rolle, Verantwortlichkeiten und Befugnisse, die mit der entsprechenden Position einhergehen, eindeutig beschrieben werden.

Ein wichtiger Baustein: Position und Hierarchie. Hierbei geht es darum, wie die Stelle in die Organisationsstruktur eingegliedert ist, zum Beispiel in welcher Abteilung oder welchem Bereich. Wichtig ist auch, wer der oder die direkte Vorgesetzte ist. Falls Mitarbeiter unterstellt sind, sollten diese auch beschrieben werden.

Ebenfalls wichtig ist eine klare Beschreibung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Eine Auflistung der hauptsächlichen und zusätzlichen Aufgaben schärft das Tätigkeitsprofil. Zugleich sollte aus der Arbeitsplatzbeschreibung hervorgehen, welche Prioritäten es gibt und welchen Umfang die Arbeit hat. Eine Abgrenzung zu anderen Stellen hilft, Überschneidungen, Unklarheiten und ineffiziente Vorgehensweisen zu vermeiden.

Geklärt werden sollten auch die Befugnisse und Kompetenzen, die zu der betreffenden Stelle gehören. Welche Entscheidungen dürfen eigenständig getroffen werden, bei welchen Aspekten ist eine Absprache erforderlich? Wie steht es um Verantwortungsfelder – zum Beispiel in Bezug auf Projekte oder Personal? Die Arbeitsplatzbeschreibung sollte den Handlungsspielraum der Beschäftigten definieren und deutlich machen, wo die Grenzen der Zuständigkeit liegen.

Nicht zuletzt geht es in einer Arbeitsplatzbeschreibung darum, das Kommunikationsgeflecht darzustellen: Wer berichtet an wen? Wer arbeitet mit wem zusammen? Welche Ansprechpartner gibt es, welche Schnittstellen? Wie steht es um die Zusammenarbeit mit anderen Teams oder Abteilungen? Sind externe Kontakte – etwa Kunden oder Geschäftspartner – relevant?

Eine Arbeitsplatzbeschreibung erstellen – Schritt für Schritt

Beim Erstellen einer Arbeitsplatzbeschreibung ist es sinnvoll, strukturiert vorzugehen. Hier erfahren Sie, wie Sie dieses Vorhaben Schritt für Schritt planen und umsetzen.

Schritt 1: Informationen sammeln

Im ersten Schritt der Erstellung einer Arbeitsplatzbeschreibung geht es darum, die benötigten Informationen zusammenzutragen. Hierzu bieten sich Gespräche mit Führungskräften und den Mitarbeitern an, die die Stelle aktuell besetzen. Auch Kollegen können gegebenenfalls wertvolle Informationen beitragen. Ebenfalls aufschlussreich sind Unterlagen wie Organigramme oder Prozessbeschreibungen. Das Ziel besteht darin, Aufgaben, Arbeitsbedingungen und Zuständigkeiten zu erfassen.

Schritt 2: Daten analysieren

Im zweiten Schritt müssen die gesammelten Daten ausgewertet und strukturiert werden. Die Aufgaben, die zu einer bestimmten Stelle gehören, werden dazu in Haupt- und Nebenaufgaben unterteilt, außerdem werden Verantwortlichkeiten herausgestellt. Die Position wird in die bestehende Organisation eingeordnet. In diesem Schritt wird außerdem geprüft, ob die Arbeitsplatzbeschreibung vollständig ist.

Schritt 3: Formulierung und Abstimmung mit Stakeholdern

Mit der Vorbereitung durch Schritt 1 und 2 kann nun im dritten Schritt die eigentliche Arbeitsplatzbeschreibung formuliert werden. Der Text sollte klar und unmissverständlich sein. Er muss mit relevanten Personen wie etwa Führungskräften, der Personalabteilung und gegebenenfalls auch dem Betriebsrat abgestimmt werden. Im Rahmen dieser Abstimmung kann sich durch Feedback Korrekturbedarf ergeben. 

Schritt 4: Implementierung und Überprüfung

Im vierten und letzten Schritt geht es um die Implementierung: Die Arbeitsplatzbeschreibung wird offiziell im Unternehmen verwendet. Mitarbeiter werden über ihre Inhalte informiert, soweit sie davon betroffen sind. Außerdem wird die Arbeitsplatzbeschreibung in Personalprozesse, etwa beim Onboarding, integriert. Hier hört die Arbeit nicht auf: Es ist wichtig, dass Arbeitsplatzbeschreibungen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um Veränderungen adäquat abzubilden.

Die Arbeitsplatzbeschreibung in der modernen Arbeitswelt: Flexibilität statt starre Rollen

Die moderne Arbeitswelt stellt in vielerlei Hinsicht eine Abkehr von traditionellen Rollen und Strukturen dar. Umso wichtiger ist es, Arbeitsplatzbeschreibungen so anzupassen, dass sie zu flexiblen Rollen und dynamischen Strukturen in Unternehmen passen. Aufgaben und Verantwortlichkeiten können sich schnell ändern.

Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf agile Strukturen, die besonders anpassungsfähig sind. Sie setzen voraus, dass Prozesse leicht verändert werden können, wenn es erforderlich ist. Beschäftigte übernehmen oft zunehmend variable Aufgaben – so, wie es für ein Projekt oder die Zusammenarbeit im Team gerade sinnvoll ist. Mit agilen Strukturen ist das leichter umsetzbar.

Starre Arbeitsplatzbeschreibungen können hingegen ein Hindernis für die Flexibilität im Arbeitsalltag sein. Die Anpassungsfähigkeit, zum Beispiel bei veränderten Rahmenbedingungen oder Zielen, ist dabei oft eingeschränkt. Zugleich besteht das Risiko, dass Arbeitskräfte sich zu stark an fixen Rollen orientieren, statt flexibel so zu agieren, wie es situativ erforderlich ist. Das kann sie nicht nur am effektiven Arbeiten hindern, sondern auch demotivierend sein. 

Dieser Herausforderung können Unternehmen begegnen, indem sie sich auf Rollen fokussieren, statt auf starre Stellenbeschreibungen zu setzen. Profile sollten bewusst flexibel gehalten und regelmäßig angepasst werden. Statt detaillierte Tätigkeiten aufzulisten, bietet sich eine klare Beschreibung von Kernaufgaben und Zuständigkeiten an. An die Stelle von festen Strukturen, die Mitarbeiter einengen könnten, treten übergreifende Kompetenzen und Ziele, aber auch die Kooperation im Team. Es lohnt sich für Arbeitgeber, eine Kultur der Selbstorganisation und Eigenverantwortung zu fördern, in der Rollen dynamisch angepasst werden können.

Die Arbeitsplatzbeschreibung als Führungsinstrument

Eine solide Arbeitsplatzbeschreibung ist nicht nur wichtig, um eine Tätigkeit strukturieren und organisieren zu können. Sie ist auch wertvoll als Führungsinstrument. Zum Beispiel, wenn es um die Beurteilung der Leistung von Beschäftigten geht. Eine Arbeitsplatzbeschreibung kann als objektiver Maßstab für Mitarbeiterbeurteilungen herangezogen werden. Sie macht es leicht, die Erwartungen an Mitarbeiter mit deren tatsächlichen Leistungen abzugleichen.

Beurteilungen, die auf so einem Abgleich beruhen, sind nachvollziehbar auch für Arbeitskräfte, was das Feedback fair macht. Es kann sich daher für Führungskräfte lohnen, sich vor einer Mitarbeiterbeurteilung – zum Beispiel im Rahmen eines Feedbackgesprächs – noch einmal die Arbeitsplatzbeschreibung vor Augen zu führen.

Auch für die Festlegung von Zielen sind Arbeitsplatzbeschreibungen nützlich. Die Aufgaben, die in der Arbeitsplatzbeschreibung festgelegt sind, lassen sich in konkrete Zielvorgaben übersetzen. Zugleich werden Prioritäten und Erwartungen dadurch transparenter; Missverständnisse können eher vermieden werden. Wie gut die Zielvorgaben erreicht wurden, lässt sich auch anhand der Arbeitsplatzbeschreibung kontrollieren.

Im Joballtag können sich an vielen Stellen Probleme und Konflikte ergeben. Auch in solchen Situationen können Arbeitsplatzbeschreibungen nützlich sein. Aus ihnen geht klar hervor, wer wofür verantwortlich ist, und zwar für alle Beteiligten. Gibt es Differenzen, lassen sich Zuständigkeiten schnell nachvollziehen. Das kann es leichter machen, Probleme zu klären. Gleichzeitig kann durch eine objektive Dokumentierung der Aufgaben in der Arbeitsplatzbeschreibung verhindert werden, dass die Beziehung zwischen den Beteiligten unnötig geschädigt wird, wenn es zu Konflikten kommt.

Arbeitsplatzbeschreibung: Häufige Fehler & wie Sie sie vermeiden

Eine Arbeitsplatzbeschreibung kann viele Vorteile mit sich bringen. Bei ihrer Erstellung sollten jedoch bestimmte Fehler vermieden werden, um den Nutzen der Arbeitsplatzbeschreibung nicht ungewollt zu verringern.

Der wohl größte Fehler besteht darin, zu glauben, dass die Arbeitsplatzbeschreibung keine Pflicht sei. Wenn die Arbeitsplatzbeschreibung nicht für den Arbeitsvertrag oder zur Klärung von Erwartungen eingesetzt wird, kann sie schnell als verzichtbar betrachtet werden. Darauf verlassen, dass Beschäftigte auch ohne Arbeitsplatzbeschreibungen ihren Aufgaben nachkommen werden, sollten sich Verantwortliche jedoch nicht.

Ohne eine klare Beschreibung können sich viele Probleme ergeben. Es kann zum Beispiel unklar sein, welche Tätigkeiten zu einer Position gehören und wer wofür verantwortlich ist. Zugleich wird die Personalplanung erschwert, ebenso wie die Beurteilung von Mitarbeitern, etwa im Rahmen eines Arbeitszeugnisses.

Ebenfalls problematisch ist, wenn Formulierungen vage oder unvollständig sind. Fehlt es an Details, ist nicht nur die Umsetzung der Arbeitgebervorgaben für Mitarbeiter schwieriger. Es kann auch eher zu Missverständnissen kommen. Durch eine klare, präzise und leicht verständliche Sprache kann das verhindert werden.

Ein weiterer Fehler wäre es, wenn der Fokus nur auf fachlichen Aufgaben liegt, Soft Skills und Verantwortlichkeiten hingegen ausgeklammert werden. Damit Mitarbeiter ihre Rolle optimal ausfüllen können, sind auch wichtige persönliche und soziale Kompetenzen wie Kommunikationsstärke oder Teamfähigkeit gefragt – was entsprechend dokumentiert werden sollte.

Vermieden werden sollte auch, dass Arbeitsplatzbeschreibungen einmal erstellt werden und dann in Vergessenheit geraten. Arbeitsplatzbeschreibungen können schnell veraltet sein, weil sich Aufgaben oder Strukturen zwischenzeitlich verändert haben. Die Gefahr, dass die Arbeitsplatzbeschreibung mit der Realität nicht mehr übereinstimmt, ist vor so einem Hintergrund groß. Daher ist es wichtig, dass Arbeitsplatzbeschreibungen regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

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