Produktivitätskiller: Zeitfresser erkennen und eliminieren

Ständige Ablenkungen, ein schlechtes Zeitmanagement oder eine perfektionistische Herangehensweise – solche Dinge können Ihre Produktivität im Job erheblich verringern. Mit den richtigen Strategien können Sie diese Hindernisse überwinden. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre persönlichen Produktivitätskiller erkennen und bekämpfen können.

Was sind Produktivitätskiller?

Eine hohe Produktivität bei der Arbeit ist für Arbeitgeber wie Beschäftigte gleichermaßen wünschenswert. Wer produktiv im Job ist, erreicht mehr, leistet gute Arbeit und ist oft zügig dabei. Das Ausmaß an Produktivität bemisst sich dabei daran, wie effizient Ressourcen – wie Zeit oder Arbeitskraft – genutzt werden, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen.

Produktivitätskiller sind entsprechend Faktoren, die die Produktivität bei der Arbeit verringern können. Sie haben Einfluss auf die Leistung von einzelnen Beschäftigten und Teams. Hindernisse, die die Produktivität mindern, können durch unterschiedliche Ursachen entstehen – zum Beispiel durch die Organisation der Arbeit, persönliche Gewohnheiten oder Störungen von außen.

Bei der Einteilung von Produktivitätskillern ist es wichtig, zwischen internen und externen Einflussfaktoren zu unterscheiden. Zu den internen Faktoren gehören etwa Prokrastination, mangelnde Motivation oder Perfektionismus. Externe Faktoren können beispielsweise Ablenkungen oder Mängel bei der Arbeitsorganisation sein.

Um Produktivitätskiller zu identifizieren, ist es wichtig, den Arbeitsalltag genau zu analysieren. Wer im Detail darauf achtet, wie produktiv er wann ist und mit welchen Umständen das jeweils einhergeht, kann den Ursachen einer mangelnden Produktivität im Job auf den Grund gehen. In Teams sind dazu auch regelmäßige Reflexionen und Feedbackrunden sinnvoll.

In den nächsten Abschnitten erfahren Sie mehr darüber, warum jemand unproduktiv bei der Arbeit sein kann.  

Unproduktiv im Job durch Probleme beim Zeitmanagement

Wenn jemand unproduktiv bei der Arbeit ist, hängt das häufig mit Mängeln beim Zeitmanagement zusammen. Ein Problem kann eine mangelnde Planung sein: Jemand arbeitet dann einfach drauflos, ohne einen Überblick über seine Aufgaben zu haben. Dann ist nicht nur die Gefahr groß, sich zu verzetteln. Wer weiß, dass viel zu tun ist, gerät auch eher in Stress, wenn er keinen Plan hat. 

Ebenfalls problematisch ist eine unrealistische Zeitplanung. Wer sich immer wieder zu wenig Zeit für bestimmte Aufgaben einräumt, gerät unter Druck – allein das kann zum Produktivitätskiller werden. Besser ist es, realistisch mit ausreichenden Puffern zu planen. Wenn Sie Ihre Vorhaben in der dafür angesetzten Zeit schaffen, verschafft Ihnen das Erfolge – und neue Motivation.

Wenn Sie unproduktiv im Job sind, kann es auch daran liegen, dass Sie keine Prioritäten setzen. Alles scheint irgendwie wichtig. Oder Sie überlegen gar nicht, was wirklich wichtig ist, sondern arbeiten einfach das Erstbeste ab, was Ihnen in den Sinn kommt. Ein solches Vorgehen ist problematisch. Oft reicht die Zeit nicht für alles, was ansatzweise wichtig wäre. Damit die wichtigsten Aufgaben erledigt werden, müssen Sie wissen, wo Ihre Prioritäten liegen.

Warum es ohne Pausen oft länger dauert

Vielleicht neigen Sie auch zu Multitasking. Besonders, wenn sie gestresst sind, versuchen viele Menschen, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Während Multitasking früher mal als erstrebenswert galt, ist sein angeblicher Nutzen längst widerlegt: Multitasking funktioniert nicht nur nicht, es dauert oft auch alles länger. Denn: Wenn wir uns mehreren Aufgaben parallel widmen möchten, muss das Gehirn ständig hin und her switchen. Das kostet mentale Kapazitäten, die dann womöglich an anderer Stelle fehlen.

Zu einem guten Zeitmanagement gehört es auch, Pausen zu machen. Viele gestresste Beschäftigte verzichten darauf, weil vermeintlich keine Zeit dafür ist. Bloß: Oft dauert am Ende alles länger, wenn man zwischendurch nicht mal kurz etwas anderes macht. Weil das Gehirnsich nicht regenerieren kann, fällt es uns immer schwerer, uns auf die Arbeit zu konzentrieren. Dadurch wird sie auch gefühlt anstrengender.

Digitale Ablenkungen: Social Media, E-Mails und Co

Wenn die Produktivität im Job ausbaufähig ist, kann das nicht nur mit Mängeln beim Zeitmanagement zusammenhängen. Häufig lauern überall Ablenkungen, die ein fokussiertes Arbeiten zu einer Herausforderung werden lassen können. Oft sind die Übeltäter digitaler Natur – sie reichen von Social Media über E-Mails bis zum Smartphone, was oft nur eine Armlänge entfernt auf dem Schreibtisch liegt.

Social Media ist im Leben vor allem vieler junger Menschen omnipräsent. Egal, ob es unterhaltsame Videos auf TikTok sind, inspirierende Beiträge auf Instagram oder interessante Videos auf YouTube – Content in sozialen Netzwerken sorgt für Spaß oder zumindest Zerstreuung.

Besonders in Phasen, in denen man sich bei der Arbeit ohnehin nicht mehr so gut konzentrieren kann, ist es für viele Beschäftigte verlockend, „mal kurz“ zu schauen, was sich in den sozialen Medien getan hat. Nur: Bei „mal kurz“ bleibt es oft nicht. Nicht selten verliert man gleich fünf bis zehn Minuten. Selbst wenn nicht, unterbricht man sich mit solchen Dingen bei der Arbeit. Bis man gedanklich wieder drin ist, kann es dauern: Studien haben gezeigt, dass bis zu 25 Minuten vergehen können, bis man nach einer Ablenkung wieder richtig fokussiert ist.

Auch E-Mails können von der Arbeit ablenken. Problematisch ist es vor allem, wenn das E-Mail-Postfach im Hintergrund immer geöffnet ist. Jede eingehende E-Mail erregt durch das zugehörige Pop-up-Fenster Aufmerksamkeit. Die Verlockung, draufzuklicken, ist oft groß. Nur: Man sucht sich den Zeitpunkt nicht aus. Die Wahrscheinlichkeit, dass man eigentlich gerade mitten in einer anderen Aufgabe steckt, ist groß. Wer dann die eintreffende E-Mail sofort liest, ist aus dieser Aufgabe auch gedanklich raus. Deshalb ist es besser, E-Mails nur periodisch zu checken, um sich nicht in den E-Mail-Fluten zu verlieren, die für viele Arbeitnehmer an der Tagesordnung sind.

Smartphones lenken ab – selbst wenn sie gar nicht genutzt werden

Der Dritte im Bunde der digitalen Ablenkungen ist das Smartphone. Es liegt bei vielen Menschen auch während der Arbeit immer in Reichweite – und lenkt mit den oft vielfältigen Push-Benachrichtigungen immer wieder ab. Hier ist der Reiz oft noch wesentlich größer als bei E-Mails, zu checken, was es Neues gibt. Das kann die Konzentration stark erschweren. Selbst wenn sich dort nichts tut, greifen viele Menschen automatisch immer wieder zum Handy.

Eine Studie aus den USA hat vor einigen Jahren deutlich gemacht, wie groß der Einfluss des Smartphones sein kann. Teilnehmer, deren Handy stumm und inaktiv auf dem Tisch lag, schnitten bei Denkaufgaben schlechter ab als jene, die es in der Tasche hatten. Die besten Ergebnisse erzielten die Probanden, deren Handy sich in einem anderen Raum befand.

Digitale Ablenkungen sorgen nicht nur dafür, dass man wertvolle Arbeitszeit vergeudet oder sich das konzentrierte Arbeiten unnötig erschwert. Sie können auch dazu führen, dass man kognitiv weniger leistungsfähig ist, und negative Gefühle wie Stress und Überforderung begünstigen.

Der menschliche Faktor: Von Prokrastination bis Perfektionismus

Seien wir ehrlich – manchmal sind die Bedingungen für die Arbeit eigentlich gut. Es ist genug Zeit für die eigenen Aufgaben vorhanden, es ist ruhig genug und auch sonst gibt es wenig Ablenkungen. In solchen Fällen kann es trotzdem passieren, dass jemand unproduktiv im Job ist. Oft, weil er sich selbst im Weg steht.

Ein Faktor kann Perfektionismus sein. Die übermäßige Angst, Fehler zu machen oder ein nicht perfektes Ergebnis zu erzielen, kann nicht nur lähmend wirken und Stress verursachen. Perfektionismus kann auch dazu führen, dass man für Aufgaben länger braucht als nötig. Die Arbeit kann sich dadurch auch anstrengender und zäher anfühlen. Zugleich besteht das Risiko, sich in eher unbedeutenden Details zu verlieren, anstatt den Blick auf das Wesentliche zu richten. All das ist hinderlich für produktives Arbeiten.

Prokrastination ist ein weiteres Problem. Viele Menschen neigen zur „Aufschieberitis“ – besonders bei komplexen, langwierigen oder aber besonders langweiligen, monotonen Aufgaben. Das kann dazu führen, dass wichtige Tätigkeiten lange liegenbleiben. Oft so lange, bis die Beschäftigten dadurch in Stress geraten.

Es kann auch sein, dass jemand einfach nicht motiviert ist. Vielleicht macht ihm die Arbeit keinen Spaß oder er sieht keinen Sinn darin. Die Betroffenen sind meist automatisch weniger engagiert, als es bei einer anderen Haltung möglich wäre.

Und dann gibt es noch die Situationen, in denen man durch private Dinge so abgelenkt ist, dass man sich nicht auf die Arbeit konzentrieren kann. Das kann eine Trennung sein, ein Streit mit der besten Freundin oder die Sorge um einen Angehörigen. Der Kopf ist dann nicht frei für die Arbeit, was einem fokussierten Arbeiten im Weg steht.

Geringere Produktivität durch Arbeitsumfeld und Organisation

Wenn es im Job an Organisation mangelt oder Arbeitsprozesse unzureichend strukturiert sind, kann das die Produktivität im Job erheblich verringern. Ein häufiges Problem ist Unordnung am Arbeitsplatz, sei es auf dem Schreibtisch oder auf dem PC. Das sorgt für Ablenkungen, kostet unnötig Zeit und beansprucht mentale Ressourcen, was die Arbeit anstrengender macht. Wer bei der Arbeit ständig Chaos vorfindet, ist eher gestresst, kann sich schlechter konzentrieren und ist oft wenig effizient in dem, was er tut.

Ein Problem ist auch, wenn Aufgaben nicht gut organisiert sind. Es kann zum Beispiel sein, dass es an klaren Prioritäten mangelt oder Aufgaben nicht strukturiert angegangen werden. Das kann zur Folge haben, dass vieles unerledigt bleibt, was zu einer steigenden Belastung werden kann, die sich negativ auf die Produktivität auswirkt.

Bei vielen Tätigkeiten ist eine enge Absprache mit anderen nötig, zum Beispiel mit Kollegen oder der Vorgesetzten. Wenn es an der Kommunikation hapert, sind die Betroffenen oft unproduktiv bei der Arbeit. Missverständnisse und unklare Ziele sorgen dafür, dass jemand Fehler macht, Aufgaben falsch angeht oder hinter seinem Potenzial zurückbleibt.

Auch ineffiziente Meetings können die Produktivität im Job verringern. Viele Arbeitnehmer sind von ständigen Meetings genervt, die sie immer wieder aus ihrer eigentlichen Arbeit herausreißen. Oft kommt dabei nicht einmal viel herum – die Meetings sind nicht selten Zeitverschwendung. Zumindest aber dauern sie oft länger als nötig.

So bekämpfen Sie Produktivitätskiller

Es gibt viele Dinge, die einem produktiven Arbeiten im Weg stehen können. Wer weiß, wovon er sich ablenken lässt oder wodurch sich Hindernisse ergeben können, kann Produktivitätskiller gezielt bekämpfen. Die folgenden Tipps und Strategien helfen Ihnen dabei.

Ablenkungen minimieren

Ablenkungen sind oft der größte Faktor, wenn es um Produktivitätskiller im Joballtag geht. Deshalb ist es wichtig, zu wissen, wodurch Sie sich am ehesten ablenken lassen. Sind das Dinge wie Ihr Smartphone, Social Media oder das Checken von News? Oder lassen Sie sich durch eingehende E-Mails aus Ihren Aufgaben herausreißen? Es können auch Kollegen sein, die Sie in Gespräche verwickeln oder die Sie einfach durch ihren Lärm und Trubel ablenken. Versuchen Sie, diese Ablenkungen zu verringern. Zum Beispiel, indem Sie Ihr Handy ausgeschaltet lassen, bewusst nicht ziellos im Internet surfen oder die Tür zu Ihrem Büro schließen.

Besseres Zeitmanagement

Gute, realistische Zeitpläne sind das A und O für produktives Arbeiten. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Dinge, die erledigt werden müssen, und planen Sie, wie Sie das angehen möchten. Dabei sollten Sie unbedingt Prioritäten setzen, zum Beispiel mit der Eisenhower-Methode. Planen Sie genügend Puffer und Pausen ein, um nicht in Stress zu geraten. Dabei können Ansätze wie die Pomodoro-Technik helfen: Dabei arbeiten Sie immer nur kurze Zeit am Stück, bevor Sie eine kleine Pause machen – zum Beispiel 25 Minuten Arbeit, dann fünf Minuten Pause. So fällt es Ihnen leichter, konzentriert dabei zu bleiben, weil die nächste kleine Auszeit schon in Sicht ist.

Bessere Organisation

Wie produktiv Sie im Job sind, hängt davon ab, wie gut Sie organisiert sind. Nutzen Sie To-do-Listen und Planungstools, um den Überblick über Ihre Aufgaben und wichtige Fristen zu behalten. Wichtig ist auch ein ordentlicher Arbeitsplatz: Unordnung kann Sie ablenken und dazu führen, dass Sie für die Arbeit länger brauchen. Am besten räumen Sie am Ende jedes Arbeitstags kurz auf.

„Gut genug“ statt „perfekt“

Perfektionismus ist ein Produktivitätskiller. Bis man von 95 auf 100 Prozent angelangt ist, kann es eine gefühlte Ewigkeit dauern. Eine perfektionistische Herangehensweise kostet unnötig Zeit und führt oft nicht einmal zu spürbar besseren Ergebnissen. Besser ist es, wenn Sie auf ein „gut genug“ abzielen. Das erreichen Sie viel schneller und haben dabei wahrscheinlich auch weniger Stress, weil Sie insgesamt gelassener an Ihre Tätigkeiten herangehen. 

Digital Detox

Digitale Ablenkungen sind für viele Beschäftigte ein Problem. Ob es das Smartphone ist, soziale Netzwerke oder Apps – solche Dinge sollten Sie nicht von der Arbeit abhalten. Eine digitale Entgiftung kann hilfreich sein, um Ihr Verhältnis zu solchen Medien zu überdenken und sie bewusster zu nutzen. Legen Sie zum Beispiel Zeiten fest, in denen Ihr Smartphone ausgeschaltet bleibt, oder checken Sie soziale Netzwerke nur einmal am Tag (am besten nicht während der Arbeitszeit).

Ihr „Warum“ kennen

Vielleicht sind Sie bei der Arbeit eher mäßig motiviert. Dann lohnt es sich, sich mit Ihrem persönlichen Warum zu befassen: Warum lohnt es sich für Sie, sich im Job zu engagieren? Vielleicht winken attraktive Aufstiegsmöglichkeiten, eine Gehaltserhöhung oder einfach mehr Anerkennung. Vielleicht fühlt es sich auch gut an, wenn Sie bestimmte Dinge erreichen. Egal, wo sie liegen – sich die persönlichen Ziele vor Augen zu halten, kann die Motivation bei der Arbeit erhöhen.

Produktivitätskiller erkennen und beseitigen: Darauf kommt es an

• Wenn jemand nur mäßig produktiv an der Arbeit ist, kann das mit einer Reihe von Produktivitätskillern zusammenhängen. Ein Problem kann etwa das Zeitmanagement sein, mangelnde Prioritäten oder Ablenkungen durch Smartphone, Social Media und Co.
• Diese Störfaktoren zu erkennen, ist der erste Schritt zu einer höheren Produktivität im Job.
• Gefragt sind individuelle Strategien, um im Job effizienter zu sein und bessere Ergebnisse zu erzielen.
• Dabei ist die Bekämpfung von Produktivitätskillern oft ein kontinuierlicher Prozess des Trial-and-Error: Probieren Sie aus, was funktioniert und was nicht. Zugleich braucht es Disziplin, um bestimmte Vorhaben umzusetzen (zum Beispiel Smartphone-freie Zeiten).
• Wer nicht mehr unproduktiv bei der Arbeit ist, hat nicht nur weniger Stress. Er ist oft auch zufriedener und ausgeglichener, was sich auch positiv aufs Privatleben auswirken kann.

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